Talepten ödemeye

Menüde: Alış › Satınalma YönetimiPaket: Satın Alma

Satın alma, bir ihtiyacın duyulmasından tedarikçinin parasının ödenmesine kadar uzanan zincirdir. Her halka bir öncekinden dönüşümle doğar ve belirli bir noktada stok, borç (tedarikçi cari hesabı) ve muhasebe kaydı üretir. Bu rehber zinciri baştan sona izler. Ekran ayrıntıları için Satınalma Yönetimi sayfalarına bakın.

Akışa genel bakış

İç Talepler ve Talep Havuzu — ihtiyaç kaydedilir, onaylanır, RFQ’ya dönüşür. Stok, borç ve muhasebe kaydı oluşmaz.
RFQ / Teklifler — tedarikçilere dağıtılır, teklifler girilir, karşılaştırılır, kazanana Award verilir. Kayıt oluşmaz.
Siparişler — satın alma siparişi onaylanır ve tedarikçiye gönderilir. Kayıt oluşmaz.
Alış İrsaliyeleri (mal kabul) ve Giriş Kalite (IQC) — mal teslim alınır; onayda stok girişi oluşur, istenirse mal karantinaya alınıp muayene edilir.
Alış Faturaları — tedarikçi faturası girilir; onayda borç (cari hareket) ve yevmiye fişi oluşur.
Tedarikçi Faturaları / Ödeme — açık bakiye ve vade izlenir, ödeme yapılır; ödemede kasa/banka hareketi ve ödeme fişi oluşur. Çek/senet için Çek/Senet sekmesi kullanılır.
Tedarikçi ekstresi ve Yevmiye — sonuç kontrol edilir.

Adım	Stok	Tedarikçi cari hesabı	Muhasebe (yevmiye)
İç talep, talep, RFQ, sipariş	Yok	Yok	Yok
Mal kabul (onay)	Giriş	Yok	Faturası gelmemiş mal tahakkuku (hesap planı kuruluysa)
Alış faturası (onay)	Yalnız zincirde mal kabul yoksa giriş	Borç doğar	Stok/gider, indirilecek KDV ve satıcılar bacaklı fiş
Ödeme	Yok	Borç düşer	Satıcılar ve kasa/banka bacaklı fiş

İşlem tipinde Muhasebe (yevmiye) hareketi oluşturur, Stok hareketi oluşturur ve Cari hareket oluşturur kutularından biri kapalıysa ilgili kayıt yazılmaz (Süreç Tasarımı).

Ön koşullar

“Satın Alma” paketinin açık olması; aktif firma ve şube seçili olması; tedarikçinin cari kartı, kalemler için ürün kartı ve depo.
Parametreler: Ayarlar › Parametreler altında belge tarihini kapsayan, teyitli tarihli satırlar bulunmalıdır; satır yoksa ilgili işlem durur:
- Satın Alma › Satın alma toleransları (Satın alma toleransları): üçlü eşleştirme tutar toleransı (fatura onayı) ve mal kabul fazla teslim yüzdesi (sipariş miktarının üstünde kabul). Bu tablo yalnız merkezde ya da tek sunuculu kurulumda yönetilir.
- Vergi & KDV › KDV oranları (KDV oranları): teklif, sipariş ve fatura satırlarının KDV bandı için.
- Belge & Beyan › Belge numaralandırma kuralı (Belge numaralandırma kuralı) ve Belge yuvarlama (Belge yuvarlama).
- Stopaj › Stopaj oranları (Stopaj oranları): yalnız stopajlı alış faturası için.
Hesap planı kuruluysa satıcılar, stok, indirilecek KDV, faturası gelmemiş mallar ve kasa/banka rollerinin hesaplara eşlenmiş olması (Hesap Planı).
Tedarikçinin durumu Onaylı ya da Tercih Edilen olmalıdır (RFQ dağıtımı için).

Belgeler kullandıkları KDV oranını, kuru, yuvarlama kuralını ve tolerans satırını kayıtta saklar; sonradan yeni dönem satırı eklense bile onaylı belge yeniden hesaplanmaz.

1. İç talep ve talep havuzu

İhtiyacı Satınalma Yönetimi ekranında Yeni Satın Alma Belgesi ile açarsınız; belge türü olarak İç Talep, Satınalma Talebi, RFQ, Satınalma Siparişi ve Alış Faturası seçilebilir. Belge Taslak doğar ve detaydaki Onay Süreci sekmesinden onaylanır.

İç Talepler sekmesi

İç Talepler sekmesinde onaylı iç talepte → Talebe Dönüştür düğmesi görünür; satın alma talebi oluşur ve Talep Havuzu’na düşer.
Talep Havuzu sekmesinde (“Onaylı satın alma talepleri RFQ’ya dönüştürülür.”) onaylı talepte → RFQ’ya Dönüştür düğmesi RFQ’yu üretir.

Talep Havuzu sekmesi

Dönüşümden sonra “Belge oluşturuldu: … (Taslak).” iletisi görünür; yeni belge de önce onaya gider. Zincir yalnız ileri yönde çalışır (iç talep, talep, RFQ, sipariş, irsaliye, fatura). Ürün kartından ya da projeden gelinirse talep formu ürün/proje bilgisiyle önceden doldurulur.

2. RFQ ve teklifler

RFQ / Teklifler sekmesinde soldan RFQ’yu seçin; dağıtım, teklif girişi ve karşılaştırma bu ekranda yapılır.

RFQ / Teklifler sekmesi

RFQ Dağıtımı bölümünde tedarikçileri işaretleyip Dağıt düğmesine basın. Sonuç: “RFQ dağıtıldı: {0} teklif oluştu, {1} e-posta kuyruklandı, {2} atlandı.” E-posta adresi olmayan tedarikçi atlanır, iş durmaz. Bloklu ya da Kara Listede tedarikçiye ve onaylanmamış (Aday) tedarikçiye dağıtım yapılamaz; önce Tedarikçiler sekmesinden durumu düzeltilir.
Tedarikçi Teklifleri tablosunda Teklif Gir ile her tedarikçi için kalem bazında birim fiyatı, KDV %‘yi ve Termin (gün)‘ü girip Kaydet deyin: “Teklif kaydedildi.”
Karşılaştır ile teklifleri yan yana görün; En düşük ve En hızlı işaretleri yol gösterir.
Kazanan teklifte Award düğmesine basın. Onay sorusu: “Bu teklife sipariş verilsin (award) mi? Onaylı tedarikçi seçilir ve satın alma siparişi taslağı oluşur.” Sonuç: “Award tamam → Satın alma siparişi {0} oluştu (Taslak, onay Süreç’ten).” Kalemleri birkaç tedarikçiye paylaştırmak için Bölünmüş Ödül (Çok Tedarikçi) bölümünde Bölünmüş Ödül Hazırla ve Bölünmüş Ödül Ver kullanılır; her tedarikçiye ayrı sipariş çıkar.

Teklif girilmiş bir RFQ’dan sipariş yalnız Award ile üretilir; genel dönüşüm düğmesi bu durumda reddeder. Bir RFQ’ya ikinci kez Award verilemez. RFQ’da Geçerlilik / Son Yanıt Tarihi geçmişse Award reddedilir (yalnız yönetici bilinçli olarak geçebilir). Satın alma bütçesi tanımlıysa Award tutarı bütçeyle karşılaştırılır (Bütçe).

Sonraki adıma taşınan: taslak satın alma siparişi (tedarikçi, kalemler, KDV bandı ve oranı teklifteki değerlerle).

3. Satın alma siparişi

Siparişler sekmesinde siparişi Detay ile açın ve Onay Süreci sekmesinden onaylayın. Onaylı siparişi satırdaki PDF indir ile alır ya da Tedarikçiye gönder (e-posta) ile gönderirsiniz; “Sipariş {0}, {1} adresine gönderim kuyruğuna eklendi.” iletisi çıkar. Taslak sipariş gönderilemez (“Taslak sipariş gönderilemez — önce Süreç’ten onaylayın.”); tedarikçinin e-postası yoksa “Tedarikçinin e-posta adresi tanımlı değil — gönderim yapılamaz.” görünür.

Satın alma siparişleri

Onaylı siparişte miktar ya da fiyat değişirse Değişiklik / Revizyon düğmesi yeni bir taslak revizyon açar; orijinal korunur. Sipariş detayındaki 3-Yönlü Eşleştirme sekmesi sipariş, teslim alınan ve faturalanan miktarı karşılaştırır.

Sonraki adıma taşınan: onaylı sipariş, mal kabul planlayıcısına (aşağıda) ve fatura dönüşümüne açılır.

4. Mal kabul ve giriş kalite kontrol

Onaylı siparişin satırında Mal Kabul Oluştur simgesine basın; Mal kabul planlayıcı açılır.

Satın alma siparişi listesinden siparişi seçin; Seri ve Tarih’i kontrol edin.
Tablo her kalem için Sipariş, Teslim alınan, Kalan ve Bu kabul miktarını gösterir. Teslim aldığınız miktarı Bu kabul kutusuna yazın (Kalanı doldur hepsini doldurur). Kısmi kabul serbesttir; kalan miktar (bekleyen teslimat) izlenir. Hizmet satırları mal kabul beklemez.
Mal Kabul Oluştur düğmesine basın. Onay sorusu: “Bu satın alma siparişinden mal kabul irsaliyesi (Taslak) oluşturulsun mu? Fazla kabul reddedilir; onay/stok Süreç’ten yürür.” Sonuç: “Mal kabul oluşturuldu: {0} (Taslak).”

Alış İrsaliyeleri sekmesi

Lot/seri ve raf bilgisi sipariş satırından taşınır; eksik lot/seri ya da yanlış depodaki raf onayda reddedilir. Sipariş miktarının üstünde kabul, Satın alma toleransları parametresindeki mal kabul tolerans yüzdesine bağlıdır (aşağıdaki Ön koşullara bakın).

Mal kabul onayında ne olur: irsaliyeyi Alış İrsaliyeleri sekmesinde Detay ile açıp Onay Süreci sekmesinden onaylarsınız. Onayda stok girişi yazılır. Hesap planı kuruluysa ayrıca faturası gelmemiş mal tahakkuku yazılır: stok (ürün sınıfına göre hammadde, mamul ya da ticari mal) borç, faturası gelmemiş mallar hesabı alacak. KDV bu fişe girmez; indirim hakkı faturayla doğar. Bu hesabın rolü eşli değilse onay reddedilir (aşağıdaki tabloya bakın).

Giriş kalite kontrol (isteğe bağlı). Gelen malı depoya serbest bırakmadan muayene etmek istiyorsanız Giriş Kalite (IQC) sekmesinde Mal Kabulden IQC Aç kartından onaylı mal kabulü seçip Karantinaya Al’a basın. Mal, kullanılabilir stoktan ayrılır. Kabul ve Red miktarlarını girip Karar Ver dediğinizde kabul edilen miktar kullanılabilir stoğa geçer; reddedilen miktar öz stoğa girmez ve İadeler sekmesinde taslak tedarikçi iadesine bağlanır.

Giriş Kalite (IQC) sekmesi

5. Tedarikçi faturası

Faturayı üç yoldan alırsınız: irsaliyeden Fatura Oluştur (Alış İrsaliyeleri sekmesi), mal kabulü olmayan siparişten Fatura Oluştur (Siparişler sekmesi) ya da Yeni Satın Alma Belgesi ile doğrudan. Siparişin mal kabulü varsa sipariş satırındaki fatura düğmesi görünmez; fatura mal kabulden kesilir. Böylece aynı mal iki kez faturalanmaz. Sipariş kalemlerinden mal kabule girmeyen hizmet/masraf satırları mal kabulden kesilen faturaya eklenir.

Alış Faturaları sekmesi

Fatura Taslak doğar; Alış Faturaları sekmesinde Detay ve Onay Süreci ile onaylanır.

Onayda sırasıyla şunlar olur:

Fatura numarası verilir; KDV oranı belge tarihindeki teyitli resmî oranla karşılaştırılır; dövizli faturada resmî kur damgalanır.
Üçlü eşleştirme. Fatura bir satın alma siparişine bağlıysa sipariş, mal kabul ve fatura karşılaştırılır: faturalanan miktar teslim alınanı (mal kabul yoksa siparişi) aşamaz, birim fiyat ve KDV farkı toleransın içinde kalmalıdır. Eşleşmezse onay reddedilir. Yetkili bir kullanıcı en az 10 harf veya rakamlık bir gerekçe yazarak özel onay verebilir; gerekçe denetim izine yazılır. Siparişi olmayan doğrudan faturada eşleştirme uygulanmaz.
Cari hareket: tedarikçi hesabına net tutar kadar borç yazılır.
Yevmiye fişi: stok (ya da gider) ve indirilecek KDV borç, satıcılar alacak olur; stopajlı faturada stopaj ayrı bir bacaktır. Hizmet/masraf satırı stok yerine gider hesabına, demirbaş satırı sabit kıymet hesabına gider.
Faturası gelmemiş mal kapanır: irsaliyeden gelen faturada, bağlı mal kabulün tahakkuku kapatılır; fiyat farkı varsa stok değerine yansır. Fatura mal kabulde teslim alınandan fazla miktar içeriyorsa onay reddedilir.

Hesaplar firmanızın hesap planındaki rol eşlemesinden gelir; hesap planı kuruluysa eksik rolde onay reddedilir. Hesap planı hiç kurulmamışsa fiş yazılmaz, cari hareket yine oluşur.

Sonraki adıma taşınan: onaylı fatura Tedarikçi Faturaları / Ödeme sekmesine düşer; açık bakiye başlangıçta fatura net tutarıdır.

6. Borç takibi ve ödeme

Tedarikçi Faturaları / Ödeme sekmesi onaylı alış faturalarını Vade, Açık Bakiye ve Kısmi Ödendi / Ödendi durumuyla listeler; açık bakiye fatura tutarından faturaya ayrılan ödemelerin düşülmesiyle bulunur.

Tedarikçi Faturaları / Ödeme sekmesi

Tek fatura ödemesi:

Faturanın satırında Öde düğmesine basın.
Kasa / Banka listesinden faturanın dövizi ve şubesiyle uyumlu hesabı seçin (uygun hesap yoksa “Bu fatura dövizi/şubesiyle uyumlu kasa/banka hesabı yok.” görünür). Dövizli faturada Kur (TL)‘yi kontrol edin.
Tutar alanına kısmi ya da tam tutarı yazın (“Ödeme tutarı girin.” uyarısı boş bırakmayı engeller).
Onay sorusu: “{0} {1} ödeme kaydedilsin mi? Faturaya tahsis edilir, açık bakiye düşer.” Sonuç: “{0} faturasına ödeme kaydedildi.”

Birden çok fatura: Toplu Ödeme (Payment Run) bölümünde faturaları işaretleyip Kasa / Banka seçin ve Toplu Öde deyin; her fatura kalan bakiyesi kadar sırayla ödenir. Sonuç: “Toplu ödeme tamamlandı: {0} ödendi, {1} atlandı.” Dövizi ya da şubesi uyumsuz fatura atlanır.

Firmada ödeme onay eşiği tanımlıysa, eşiği aşan ödemeyi yönetici dışı kullanıcı yapamaz: “Ödeme tutarı onay eşiğini aşıyor — yönetici onayı gerekir.”

Ödemede ne olur: kasa/banka hareketi yazılır; tedarikçi carisine ters işaretli hareket eklenerek borç düşer; satıcılar borç, kasa/banka alacak olacak biçimde ödeme fişi oluşur; ödeme faturaya tahsis edilir. Faturanın açık bakiyesinden fazla ödeme yapılamaz. Eksi bakiyeye izin vermeyen firmada kasada para yoksa ödeme reddedilir.

Çekle ödeme. Tedarikçiye çek veya senet verecekseniz Çek/Senet sekmesinde Tedarikçiye Ver ile evrakı kaydedin (çek için Çek karnesi (keşide) seçilir). Evrak verildiğinde tedarikçinin borcu hemen kapanır; vade gelince evrakın detay kartında banka hesabını seçip Öde dersiniz. Çek/senet ile ödeme faturaya tahsis üretmez; bu yüzden Tedarikçi Faturaları / Ödeme tablosunda fatura Açık görünmeye devam edebilir. Aynı faturayı ayrıca nakit ödemeyin.

7. Cari ekstre ve yevmiye ile kontrol

Müşteri & Tedarikçi ekranında tedarikçinin Ekstre sekmesinde fatura (borç doğar) ve ödeme (borç düşer) sırayla görünür; Bakiye güncel toplamı verir.
Yevmiye listesinde mal kabul tahakkuku, fatura fişi ve ödeme fişi ayrı kayıtlardır. Mal kabulün faturası gelmediği sürece faturası gelmemiş mallar hesabında bakiye kalır; fatura onayıyla kapanır.
Hatalı mal için İadeler sekmesi onaylı alış faturasından iade üretir; iade onayında tedarikçi borcu azalır ve mal stoktan çıkar.

Sık takılınan noktalar

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“Üçlü eşleştirme toleransı {0} tarihi için tanımlı değil — Ayarlar › Parametreler › Satın Alma › Toleranslar’dan tarihli satır girip teyit ettirin. Tanımlanana kadar eşleştirme ve sipariş bağlı alış faturası onayı yapılamaz.”	Tolerans satırı yok ya da teyitsiz; satırı ekletip başka bir yetkiliye teyit ettirin.
“Sipariş miktarının üstünde mal kabul reddedildi: {0} tarihi için mal kabul tolerans yüzdesi tanımlı değil (Ayarlar › Parametreler › Satın Alma › Toleranslar).”	Fazla teslim için tolerans satırı yok; ya miktarı siparişe indirin ya satırı tanımlatın.
“Alış faturası onaylanamadı: sipariş, mal kabul ve fatura eşleşmiyor. İlk farklı satır ‘{0}’: faturalanan {1}, faturalanabilir {2} … Faturayı düzeltin ya da yetkili kullanıcı gerekçe yazarak özel onay versin.”	Faturayı düzeltin; ya da yetkili kullanıcı özel onay verir.
“Üçlü eşleştirme farkına özel onay vermek için en az 10 harf/rakamlık bir gerekçe yazmak zorunludur; gerekçe denetim izine kaydedilir.”	Özel onayda gerekçe en az 10 harf/rakam olmalı.
“{0}: faturası gelmemiş mal hesabı (329.01 — GoodsReceivedNotInvoiced) ya da kapama için gereken hesap (stok/646/656/621) hesap planında eşli değil; kayıt reddedildi.”	Mal kabul ya da fatura onayı için hesap planında ilgili rolü bir hesaba eşleyin.
“{0} irsaliyesi faturalanmış (faturası gelmemiş mal kapandı); önce faturayı iptal edin.”	Faturalanmış mal kabul iptal edilmez; önce faturayı iptal edin.
“{0}: {1} irsaliyede teslim alınandan {2} fazla faturalanıyor; fazla miktar için önce irsaliye kesin …”	Faturadaki miktar mal kabulü aşıyor; önce ek mal kabul oluşturun.
“Fatura {no}: hesap planında {rol} rolü eşli değil — GL fişi yazılamaz, kayıt reddedildi.”	Satıcılar, stok ya da KDV rolünü eşleyin.
“Taslak sipariş gönderilemez — önce Süreç’ten onaylayın.”	Siparişi Onay Süreci sekmesinden onaylayın.
“En az bir kalemde teslim alınacak miktar girin.”	Mal kabul planlayıcıda hiçbir kalemde Bu kabul doldurulmamış.
“Bu sipariş tamamen teslim alınmış — kalan miktar yok.”	Sipariş kapanmış; yeni mal kabul açılmaz.
“Ödeme tutarı onay eşiğini aşıyor — yönetici onayı gerekir.”	Firmanın ödeme onay eşiği aşıldı; yönetici öder.
“Payment allocation {x} exceeds invoice open balance {y} (over-allocation).” (İngilizce görünür)	Ödeme açık bakiyeyi aşıyor; tutarı açık bakiyeye indirin.
“Purchase budget exceeded: remaining {x} TL, requested {y} TL … Override permission required.” (İngilizce görünür)	Award tutarı satın alma bütçesini aşıyor; bütçeyi artırın ya da yetkili kullanıcı geçsin.
“The RFQ validity date ({tarih}) has passed; awarding an expired RFQ is not allowed …” (İngilizce görünür)	RFQ’nun son yanıt tarihi geçmiş; yeni RFQ açın ya da yönetici geçsin.
“Supplier {…} has status ‘{durum}’ and cannot be used in procurement …” (İngilizce görünür)	Tedarikçi Bloklu, Kara Listede ya da Aday; durumunu Tedarikçiler sekmesinden düzeltin.
“Fiscal period {yıl}-{ay} is closed for the company; GL posting is rejected (reopen the period to post/reverse).” (İngilizce görünür)	Fatura/ödeme tarihinin mali dönemi kapalı; Dönem Kapama sekmesinden dönemi yeniden açın.
“Dönem kapalı — bu tarihe kayıt yapılamaz. İşlem için dönemi yeniden açın (Dönem yönetimi).”	Aynı durumun Kasa/Banka sekmesinde tahsilat ya da ödeme girerken görünen Türkçe karşılığı.