Açılış bakiyeleri

Menüde: Finans & Muhasebe › Devir / Toplu AktarımPaket: Genel Muhasebe

Başka bir programdan ya da kâğıt defterden geçiyorsanız, ilk belgeyi kesmeden önce firmanın başlangıç bakiyelerini girmeniz gerekir: kasa ve banka, alacak ve borçlar (cariler), stok, çek ve senetler ile diğer bilanço kalemleri. Bu bakiyelerin iki yüzü vardır: defter (muhasebe, mizan) ve alt defter (cari ekstresi, kasa/banka hareketleri, stok bakiyesi). Hangi ekranın hangi yüzü yazdığını bilmek, aynı bakiyeyi iki kez girmemeniz için önemlidir; bu sayfa bunu ekran ekran anlatır.

Yeni kurulan ve hiç geçmişi olmayan bir firmada açılış bakiyesi gerekmez; bu sayfayı atlayın.

Ön koşullar

Hesap planı hazır olmalıdır. Dosyalardaki ve fişlerdeki hesap kodları planda tanımlı, aktif ve işlenebilir (yaprak) olmalıdır; aksi halde satır reddedilir.
Cari satırı içeren bakiyeler için müşteri ve tedarikçi kartları açılmış olmalıdır. Dosyadaki cari; ad, kimlik no ya da vergi no ile eşleştirilir.
Stok açılışı için depo ve ürün kartları; kasa/banka açılışı için Kasa / Banka hesapları açılmış olmalıdır. Bu yüzden kontrol listesinde defter açılışı önce, cari/stok/kasa açılışları ilgili kartlar açıldıktan sonra yapılır (İlk kurulum kontrol listesi).
Açılış tarihinin ait olduğu mali dönem açık olmalıdır. Kapalı döneme fiş girilemez.
Yetki (Ayarlar › Yetki Grupları):
- Açılış fişi ve açılış mizanı: Genel Muhasebe · Dönem ve Yıl Sonu Kapanışı sayfasında Onayla. Bu yetkisi olmayan kullanıcıda Manuel Fiş ekranının Fiş Türü listesinde Açılış seçeneği görünmez.
- Diğer aktarımlar (fiş, açık fatura, çek/senet): Genel Muhasebe · Manuel Fiş Girişi sayfasında Ekle.
- Stok sayımı: Stok / Envanter sayfasında Ekle.
Kontrol hesabı izni. Açılış mizanı alıcılar ve satıcılar gibi kontrol hesaplarını içerir (kasa, banka ve stok bakiyelerini ise mizana koymayıp kendi ekranlarından girin; aşağıdaki uyarıya bakın). Kontrol hesaplarına elle fiş girmek, firma düzeyinde “Kontrol hesabına manuel fiş” izni açık olmadan reddedilir. Bu izni ekranlardan açıp kapatabileceğiniz bir alan yoktur; açılış mizanı aktarmadan önce destek ekibinden firmanız için açılmasını isteyin.
Parametreler: Açılış tarihi yasal kayıt süresini aşıyorsa (geçmiş tarihli açılış) Ayarlar › Parametreler › Kayıt gecikmesi sekmesinde teyitli, tarihli süre satırı bulunmalıdır. Satır yoksa ya da teyitsizse onaylı fiş kaydedilmez. Süre aşılmışsa ayrıca Geç kayıt onayı istenir ve gecikmenin nedeni yazılır.

Hangi bakiye hangi ekrandan girilir

Bakiye	Ekran	Ne yazar
Tüm bilanço bakiyeleri (defter)	Genel Muhasebe › Manuel Fiş (Fiş Türü: Açılış) ya da Devir / Toplu Aktarım › Açılış mizanı	Yalnız defter fişi. 120/320 gibi cari hesap satırlarında cari seçildiği için aynı satır cari ekstresine de hareket yazar.
Cari alacak/borç, belge belge	Devir / Toplu Aktarım › Açık fatura (cari devir)	Yalnız cari açık kalem (belge no, vade ile). Defter fişi yazmaz, belge de kurmaz.
Çek ve senet portföyü	Devir / Toplu Aktarım › Çek / senet portföyü	Evrakı portföy durumunda açar. Muhasebe kaydı yazmaz.
Stok miktarı	Depo & Stok Hareketleri › Sayım	Sayım farkı olarak stok hareketi ve değerleme fişi.
Kasa/banka bakiyesi	Kasa / Banka ekranı hareketleri	Ekrandaki bakiye yalnız kasa/banka hareketlerinden hesaplanır.

Önemli: Bu yolların bazıları aynı bakiyeyi farklı yüzlerden yazar. Açılış mizanında cari satırı ile açık fatura dosyasını aynı borç için birlikte yüklerseniz cari bakiyesi iki kez oluşur; açılış mizanı ile stok sayımını aynı stok için birlikte yaparsanız ticari mallar hesabı iki kez artar. Her bakiye için tek bir yol seçin ve girişten sonra Alt-defter ↔ GL Mutabakatı ekranında Mutabakatı Çalıştır ile defter ile alt defterin tuttuğunu doğrulayın.

1. Defter açılışı: açılış mizanı ya da açılış fişi

Mizan satırı çoksa dosyayla, azsa elle girin. İkisi de aynı türden Açılış fişi üretir.

Dosyayla (Devir / Toplu Aktarım)

Devir / Toplu Aktarım ekranını açın ve Veri kümesi listesinden Açılış mizanı’nı seçin.
Dosyanın ilk satırı Şablon başlığı ile aynı olmalıdır: tarih,hesapKodu,borc,alacak,cari,aciklama. Sütun sırası serbesttir; büyük/küçük harf, boşluk ve Türkçe karakter farkı önemsenmez.
Dosya (CSV / XLSX) alanından dosyayı seçin (en çok 5 MB). Sistem dosyayı önce doğrular, hiçbir şey yazmaz. Üstteki Satır, Geçerli, Hatalı satır ve Reddedilen fiş sayılarına ve hata sütununa bakın; hatalar satır numarasıyla gösterilir.
Tüm satırlar tek açılış fişi olur ve aynı tarihi taşımalıdır; mizan dengeli değilse (toplam borç ≠ toplam alacak) hiçbir şey yazılmaz. Cari hesap satırında (alıcılar/satıcılar) cari sütunu zorunludur.
Aktar’a basın. Geç tarihli fiş varsa tek bir onay penceresi açılır; gerekçeyi yazıp onaylayın.
Aktarım Sonucu kartında “{0} aktarıldı, {1} atlandı, {2} reddedildi.” özetini ve her satırın durumunu kontrol edin.

Ayrıntılı kurallar için Devir / Toplu Aktarım sayfasına bakın.

Elle (Manuel Fiş)

Genel Muhasebe ekranında Manuel Fiş sekmesini açın.
Tarih olarak açılış tarihini, Fiş Türü olarak Açılış’ı seçin; Açıklama yazın.
Her bilanço kalemi için bir satır ekleyin: Hesap’ı seçin, Borç ya da Alacak yazın. Alıcılar/satıcılar hesabında Cari seçiciyle müşteri ya da tedarikçiyi seçin.
Dengeli rozeti yeşil olduğunda Fişi kaydet’e basın. “Manuel fiş kaydedildi.” mesajını görürsünüz; onay bekletmek isterseniz Taslak olarak kaydet kutusunu işaretleyin (“Taslak fiş oluşturuldu — onay bekliyor.”).

Ayrıntı: Manuel Fiş.

Sonraki yıllarda açılış fişi girmezsiniz: defter süreklidir, yıl sonu kapanışından sonra bilanço bakiyeleri yeni yıla kendiliğinden devreder (Yıl Sonu).

2. Cari açılış bakiyeleri

Cari bakiyeleri iki biçimde oluşur:

Açılış mizanı ya da açılış fişi ile. Alıcılar/satıcılar hesabı satırında cari seçtiğinizde, satır cariye ait bir hareket de yazar. Cari başına tek toplam bakiye yeterliyse en kolay yol budur.
Açık fatura (cari devir) ile. Belge numarası ve vadesiyle tek tek açık faturaları taşımak (yaşlandırma raporlarında belge bazında görünmesi) için kullanılır.

Açık fatura aktarımı:

Devir / Toplu Aktarım ekranında Veri kümesi olarak Açık fatura (cari devir) seçin.
Dosya başlığı: cari,belgeNo,tarih,vade,borc,alacak,doviz,kur,aciklama. Döviz TL değilse kur zorunludur; vade belge tarihinden önce olamaz.
Dosyayı seçin, sayıları kontrol edin, Aktar’a basın.

Faturalar yeni belge olarak kurulmaz, cariye açık kalem olarak yazılır: devredilen faturanın KDV’si eski sistemde beyan edilmiştir, belge olarak kurulsa KDV ikinci kez beyan edilir ve ciro mükerrer olurdu. Aynı dosyayı ikinci kez yüklerseniz satırlar atlanır (cari + belge no). Sonucu Müşteri & Tedarikçi ekranının Bakiye ve Ekstre sekmelerinden doğrulayın: Bakiye, Ekstre.

3. Stok açılışı

Stok için açılış fişi türü yoktur; mevcut miktarı fiziksel sayım olarak girersiniz. Sayım fark kadar hareket yazar; stoğu hiç olmayan üründe sistem miktarı sıfırdır, dolayısıyla sayılan miktarın tamamı stoğa girer.

Depo & Stok Hareketleri ekranında Sayım düğmesine basın (ya da depo satırındaki sayım simgesini kullanın).
Fiziksel Sayım panelinde Depo’yu ve Tarih’i seçin, Sayımı Başlat’a basın. “Sayım başlatıldı (kilit aktif).” mesajı çıkar; sayım sürerken o depodan çıkış kilitlenir.
Ürün Satırı Ekle ile ürünü seçin ve Sayılan alanına rafta fiilen bulunan miktarı yazın. Girilen değer stoğa eklenmez; sistem miktarı ile arasındaki fark düzeltme olarak yazılır. Lot ya da seri izlemeli üründe Lot / Seri alanı da doldurulur. Birçok ürün varsa Kapsam: kategori seç… ya da Kapsam: lokasyon seç… ile satırları üretebilirsiniz.
Sayımı Postala’ya basın ve onaylayın: “Sayım postalandı: {0} düzeltme yazıldı.”

Sayım farkı ürünün ortalama maliyetiyle değerlenir; fazla çıkan fark için stok hesabına (ürün sınıfına göre ilk madde, mamul ya da ticari mallar) borç, stok sayım farkları hesabına alacak olarak defter fişi yazılır. Ürünün ortalama maliyeti sıfırsa değerleme tutarı da sıfır çıkar. Hesap planında bu iki hesabın rolü yoksa hareket yine yazılır ama defter fişi yazılmaz. Sonucu Stok Bakiyeleri sekmesinden kontrol edin: Stok Bakiyeleri, Hareketler. Hatalı bir sayım hareketini Düzeltme fişi ile telafi edersiniz.

4. Kasa ve banka açılışı

Kasa / Banka ekranındaki bakiye, hesabın kasa/banka hareketlerinin toplamıdır; açılış mizanı bu hareketleri oluşturmaz. Hesabı önce açın (Kasa / Banka: Yeni Kasa / Banka, Kod, Ad, Tür, Döviz). Ekranda başlangıç bakiyesi göstermek için kasa/banka ekranının hareket girişlerinden birini kullanırsınız:

Tahsilat / Ödeme kartında carisiz hareket: hesabı seçin, Karşı hesap (cari yoksa zorunlu) olarak bir hesap planı hesabı seçin, Tutar girip Tahsilat (+) ya da Ödeme (−) deyin. Hareket hem kasa/banka bakiyesini hem de defteri etkiler.
Kasa Sayım: Hesap ve Fiili (Sayılan) Tutar girin; fiili sayım ile sistem bakiyesi arasındaki fark sayım fazlası/noksanı olarak kaydedilir (“Fark yok — kayıt oluşturulmadı.” çıkabilir).

Bu hareketler defter tarafında da kayıt yazdığı için, aynı kasa/banka bakiyesini açılış mizanında da gösterirseniz defterde iki kez görünür; kasa ve banka hesaplarını açılış mizanına koymayın (yukarıdaki uyarıya bakın).

5. Çek / senet devri

Devir / Toplu Aktarım ekranında Veri kümesi olarak Çek / senet portföyü seçin.
Dosya başlığı: cari,tur,yon,seriNo,tutar,doviz,kur,vade,kesideci. tur çek ya da senet, yon alınan ya da verilen olmalıdır; vade zorunludur.
Dosyayı seçin, doğrulayın, Aktar’a basın.

Evraklar portföy durumunda açılır; muhasebe kaydı üretilmez (karşılığı açılış mizanından gelir; ikisini birden yazmak çift sayım olurdu). Aynı dosya tekrar yüklenirse satırlar atlanır (yön + seri no). Sonucu Kasa / Banka ekranındaki Çek/Senet sekmesinde görürsünüz.

Sık hatalar ve mesajları

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“Dosya çok büyük (en fazla 5 MB).”	Dosyayı bölün.
“Dosya boş veya yalnız başlık satırı içeriyor.”	Veri satırı ekleyin.
“Hesap kodu bulunamadı: {kod} (hesap planında yok).” / “Hesap {kod} pasif — fiş kesilemez.” / “Hesap {kod} başlık/grup hesabı — yalnız yaprak hesaba fiş kesilir.”	Hesap planını düzeltin ya da kodu değiştirin.
“Açılış mizanının tüm satırları aynı tarihi taşımalı (satır: …).”	Tüm satırlara aynı tarihi yazın.
“Fiş {no} dengesiz: borç … ≠ alacak …”	Mizanı dengeleyin; dengesiz mizanda hiçbir şey yazılmaz.
“Hesap {kod} cari (120/320) hesabıdır; ‘cari’ sütunu zorunlu (cari alt-defter bütünlüğü).”	Cari sütununu doldurun.
“Cari bulunamadı: {ad} (ad, kimlik no ya da vergi no ile eşleşmedi).”	Cari kartını açın ya da adı kartla aynı yazın.
“Açılış mizanı aktarımı dönem kapatma yetkisi ister (ledger.periodClose · Onay).”	Genel Muhasebe · Dönem ve Yıl Sonu Kapanışı için Onayla yetkisi isteyin.
“Kontrol hesabına (… — 100/102/120/153/320) manuel fiş girilemez; bu hesaplar yalnız alt-defter (kasa/banka, cari, stok) üzerinden işlenir …”	Firma düzeyindeki “Kontrol hesabına manuel fiş” izni kapalı. Destek ekibinden açılmasını isteyin.
“Dönem {yıl}-{ay} kapalı; manuel fiş reddedilir (yeniden açın).”	Açılış tarihinin dönemi kapalı; dönemi açın ya da tarihi değiştirin.
“Kayıt süresi kuralı eksik veya teyitsiz: bu ülke için teyitli genel kayıt süresi parametresi yok. Onaylı fiş kaydı durdurulur (taslaklar etkilenmez). …”	Parametreler › Kayıt gecikmesi sekmesine teyitli dönem satırı ekletin; ya da fişi taslak olarak kaydedin.
“Bu belge no bu cari için zaten aktarılmış (mükerrer kalem oluşturulmadı).” / “Bu seri no bu yönde zaten aktarılmış (mükerrer evrak oluşturulmadı).”	Dosya daha önce yüklenmiş; bilgi mesajıdır, kayıt tekrarlanmaz.
“Önce depo seçin.” / “Her satırda bir ürün seçin.”	Sayım panelinde depo ve her satırda ürün seçin.
“{ürün}: stok yetersiz — eldeki {1}, çıkış istenen {2}. Stok eksiye düşemez. Açılış stoğu girin, reçete tanımlayın ya da bu ürünün stok takibini kapatın.”	Stok açılışı girilmeden satış/çıkış yapıldı; 3. bölümdeki sayımı yapın.
“Bu işlem için yazma yetkiniz yok.” / “Yetkiniz yok.”	İlgili sayfa için yetki isteyin.