Kayıtlar ve imha

Ne işe yarar

Kayıtlar ve imha sekmesi, doküman olmayan iş kayıtlarının (form kayıtları, tutanaklar vb.) saklama süresini ve sonunda ne yapılacağını yönetir. Her kayda bir kayıt sınıfı ve saklama politikası bağlanır; kayıt açılırken imhaya uygunluk tarihi hesaplanıp kayıtta dondurulur. Süre dolunca kayıt için iki adımlı karar verilir: önce gerekçeli karar (Sakla ve tekrar bak, Arşivle, İmha et), sonra ayrı yetkiyle yürütme. Yürütme anında bekletmeler yeniden denetlenir. Arşiv içeriği silinmez; “imha edildi” kaydın hukuki durumudur. Bekletme değişikliği ve imha denetim izine yazılır.

Kimler kullanır

Kayıt yöneticisi, kalite ve hukuk sorumluları. Yetki sayfası Kontrollü doküman — kayıt ve imha: Görüntüle (liste), Ekle (yeni kayıt), Düzenle (sınıf atama, bekletme, karar), Sil (kararı yürütme). Karar ve yürütme bilinçli olarak ayrı yetkilerdir.

Ön koşullar

• Kontrollü Doküman paketi açık; firma seçili.
• Ayarlar sekmesinde Kayıt sınıfları ve Saklama politikaları tanımlı olmalıdır.
• Parametreler: Saklama süresi (ay), süre dolunca yapılacak işlem (Sakla ve tekrar bak, Arşivle, İmha et) ve hukuki dayanak Ayarlar › Parametreler’de değil, bu modülün Ayarlar sekmesindeki Saklama politikaları ve Kayıt sınıfları bölümünde kurumunuz tarafından yazılır; sistem mevzuat kararı üretmez ve hiçbir süre ürünün sabiti değildir. Kayıt açılırken politika ve uygunluk tarihi kayıtta dondurulur; sınıf sonradan atansa da ikisi değişmez. Süresiz saklamada (0 ay) otomatik imha seçilemez; otomatik imha seçilen politikada hukuki dayanak zorunludur.

Adım adım

1. Kontrollü Doküman ekranında Kayıtlar ve imha sekmesini açın.

   

2. Listeyi Yalnız saklama süresi dolanlar, İmha/arşivlenmiş olanları da göster ve Kayıt sınıfı (Tüm sınıflar / Sınıfsız kayıtlar / belirli sınıf) ile daraltın.

3. Yeni kayıt’a basın; Başlık ve Kayıt tarihi (zorunlu), Kayıt sınıfı ve Saklama politikası seçip Oluştur’a basın. Sınıf seçilirse politika sınıftan (ya da üst sınıftan) alınır; “(sınıftan)” seçeneğini bırakın.

4. Listede İmhaya uygun sütunu uygunluk tarihini (ya da Süresiz), Bekletmeler sütunu Yasal saklama, Denetim bekletmesi, Uyum kanıtı işaretlerini gösterir. Süresi dolanlara Vadesi geldi yazar.

5. Satırdaki Bekletme ve karar düğmesiyle detayı açın:

   • Sınıfsız kayda Sınıf ata ile sınıf atanır; bu, politikayı ve uygunluk tarihini değiştirmez.
   • Yasal saklama, Denetim bekletmesi, Uyum kanıtı kutularını işaretleyip Gerekçe yazarak Bekletmeleri kaydet’e basın. Bekletme varken kayıt imha edilemez.
   • Karar vermek için Karar seçin (Sakla ve tekrar bak için Şu tarihe kadar sakla tarihi gerekir), Gerekçe yazıp Kararı kaydet’e basın. Karar bir iş akışı onayıdır, nitelikli elektronik imza değildir.

6. Yürütme yetkisi olan kullanıcı satırdaki Kararı yürüt düğmesine basar; “Bu işlem GERİ ALINAMAZ ve denetim izine yazılır.” onayı sorulur. Engel varsa (saklama süresi dolmadı, bekletme var) düğme pasiftir ve nedeni satırda yazar.

7. Karar geçmişi (gözden geçirme tarihi, gözden geçiren, karar, gerekçe, yürütme) detay bölümündeki tabloda tutulur.

Alanlar

Alan	Anlamı	Zorunlu mu
Başlık	Kaydın adı.	Evet
Kayıt tarihi	Saklama süresinin başladığı tarih.	Evet
Kayıt sınıfı	Saklama politikasını belirleyen sınıf.	Hayır
Saklama politikası	Süre ve süre dolunca yapılacak işlem; boşsa sınıftan gelir.	Hayır
İmhaya uygun	Hesaplanıp dondurulmuş uygunluk tarihi.	Salt okunur
Bekletmeler	Yasal saklama, Denetim bekletmesi, Uyum kanıtı.	Hayır
Karar	Sakla ve tekrar bak, Arşivle, İmha et.	Karar verirken evet
Gerekçe	Bekletme ve karar gerekçesi.	Evet

Sık hatalar ve mesajları

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“Kayıt yok.”	Süzgece uyan kayıt yok.
“Bekletme değişikliğinde gerekçe zorunludur.” / “Karar gerekçesi zorunludur.”	Gerekçe yazın.
“‘Sakla’ kararında ileri bir tarih zorunludur.”	Şu tarihe kadar sakla tarihini girin.
“Bu kayıtta yürütülmemiş bir karar var.”	Önce mevcut kararı yürütün.
“Karar zaten yürütülmüş.” / “Kayıt zaten imha/arşiv edilmiş.”	İşlem tamamlanmış.
“Yasal saklama etkin — kayıt imha edilemez.” / “Denetim bekletmesi etkin — kayıt imha edilemez.”	Bekletmeyi gerekçeyle kaldırın.
“Kayıt uyum kanıtı olarak bağlı — önce bağ kaldırılmalı.”	Kanıt bağını kaldırın.
“Saklama süresi hesaplanmamış — uygunluk tarihi yok.”	Kayda sınıf/politika atanmamış; süre belirlenmeden imha edilemez.
“Saklama süresi dolmadı (uygunluk: {0}).”	Uygunluk tarihinden önce imha yürütülemez.
“Süresiz saklamada (0 ay) otomatik imha seçilemez.” / “Otomatik imha seçildiyse hukuki dayanak zorunludur.”	Politikayı Ayarlar’da düzeltin.
“Kaydın sınıfı zaten atanmış; sınıf değiştirilemez.”	Atanmış sınıf değişmez.
“Oturumunuzun kimlik doğrulama bağlamı çözülemedi; bu işlem için çıkış yapıp yeniden giriş yapın.”	Çıkış yapıp yeniden girin.

İlgili sayfalar

• Ayarlar — saklama politikaları ve kayıt sınıfları.
• Pano — saklama süresi dolan ve imha bekleyen kayıt sayıları.
• Dijital Arşiv
• Kontrollü Doküman