Siparişler

Menüde: Alış › Satınalma Yönetimi › SiparişlerPaket: Satın Alma

Ne işe yarar

Siparişler sekmesi satın alma siparişlerinin (RFQ award’ından, çerçeve siparişin serbest bırakılmasından veya doğrudan açılan) listesidir. Buradan siparişi PDF olarak indirir, tedarikçiye e-postayla gönderir, Mal Kabul Oluştur ile kısmi veya tam mal kabul açar, faturaya dönüştürür ve onaylı siparişte değişiklik gerekirse revizyon başlatırsınız. Sipariş detayındaki 3-Yönlü Eşleştirme sekmesi sipariş, teslim alınan ve faturalanan miktarı karşılaştırır.

Kimler kullanır

Satın alma uzmanı (sipariş, gönderim), depocu (mal kabul), muhasebe (fatura). Satın Alma sayfasında Görme listeyi açar; sipariş açmak, göndermek, mal kabul ve fatura oluşturmak, revizyon başlatmak için Ekle, taslak silmek için Silme yetkisi gerekir.

Ön koşullar

“Satın Alma” paketinin açık olması, aktif firma/şube seçili olması.
Sipariş verilecek tedarikçinin cari kartı ve ürün kartları. Stok takipli ürün içeren belgede Depo seçilmelidir.
Siparişin Onaylı olması: onaysız (Taslak) sipariş tedarikçiye gönderilemez, mal kabul ve fatura düğmeleri görünmez. Onay, detay panelindeki Onay Süreci sekmesinden yürür (Süreç Merkezi). Satın alma bütçesi tanımlıysa onay anında bütçe denetlenir (Bütçe).
Parametreler: Satın alma toleransları ekranında geçerli ve teyitli satırlar gerekir:
- Mal kabul tolerans yüzdesi: sipariş satırının kalanından fazla mal kabul edilmek istendiğinde okunur. Satır yoksa fazla kabul reddedilir; kalanı aşmayan kabul bu satıra bakmaz.
- 3-yönlü eşleştirme tutar toleransı: sipariş detayındaki 3-Yönlü Eşleştirme sekmesi ve siparişe bağlı faturanın onayı için okunur. Satır yoksa eşleştirme ve fatura onayı durur.
- Fazla kabulde ve fatura onayında kullanılan tolerans satırı, o işlemin kaydına saklanır; sonradan parametre değişse de eski kayıt yeniden hesaplanmaz.
Belge satırlarının KDV oranı KDV oranları ekranındaki tarihli satırdan gelir.

Adım adım

Satınalma Yönetimi ekranında Siparişler sekmesini açın. Liste en yeni siparişten başlar.
Doğrudan sipariş açmak için Yeni Satın Alma Belgesi düğmesine basın, Tip olarak Sipariş’i seçin, tedarikçiyi ve satırları girip Belgeyi Oluştur (Taslak)‘e basın. RFQ award’ı veya çerçeve sipariş serbest bırakma da taslak sipariş üretir.
Siparişin Detay’ına basın; sağ panelde Satırlar sekmesinde her satırın KDV Hariç, KDV %, KDV Tutarı ve KDV Dahil değerleri ile tedarikçiden son alım fiyatı (Son Alım Fiyatı) görünür. Onay Süreci sekmesinden siparişi onaylatın.
Onaylı siparişi tedarikçiye iletmek için satırdaki PDF indir (indirme simgesi) veya Tedarikçiye gönder (e-posta) (gönder simgesi) düğmesini kullanın. E-posta için “… tedarikçisine bu satın alma siparişi e-posta ile gönderilsin mi?” sorusunu onaylayın; “Sipariş …, … adresine gönderim kuyruğuna eklendi.” görünür.
Mal geldiğinde satırdaki Mal Kabul Oluştur (kamyon simgesi) düğmesine basın. Üstte Mal kabul planlayıcı açılır.
- Satın alma siparişi listesinde sipariş seçili gelir (kalan miktarı olan onaylı siparişler listelenir).
- Seri (varsayılan “G”) ve Tarih alanlarını kontrol edin.
- Her kalem için Sipariş, Teslim alınan, Kalan değerleri görünür; Bu kabul kutusuna şimdi teslim aldığınız miktarı yazın veya Kalanı doldur’a basın.
- Mal Kabul Oluştur’a basıp onaylayın. “Mal kabul oluşturuldu: … (Taslak).” görünür; belge Alış İrsaliyeleri sekmesine düşer. Stok, belge onaylanınca Süreç’ten işlenir.
- Kısmi kabulde kalan miktar izlenir; kalan kalmadıysa “Bu sipariş tamamen teslim alınmış — kalan miktar yok.” görünür. Hizmet satırları mal kabule girmez.
Mal kabul yapılmamış onaylı siparişi doğrudan faturalamak için Fatura Oluştur (fatura simgesi) düğmesini kullanın. Mal kabul açıldıysa bu düğme gizlenir; fatura, Alış İrsaliyeleri sekmesinden mal kabulden çıkarılır.
Onaylı siparişte miktar veya fiyat değişecekse Değişiklik / Revizyon düğmesine basın. Orijinal sipariş korunur; yeni bir taslak revizyon açılır, düzenleyip yeniden onaya gönderirsiniz.
Detay panelinde 3-Yönlü Eşleştirme sekmesi sipariş, teslim alınan ve faturalanan tutarları fark değerleriyle gösterir; satır bazında miktar, Fiyat farkı ve KDV farkı listelenir. Sonuç Eşleşti veya İstisna olur; altta Bağlı belge zinciri (irsaliye ve fatura) görünür. Ekranın üstündeki Eşleştirme istisnası sayacı tolerans dışı kalan siparişleri sayar; tolerans satırı tanımlı değilse sayı yerine “—” görünür.

Alanlar

Sipariş listesi:

Alan	Anlamı	Zorunlu mu
No	Sipariş numarası; acilse ACİL rozeti.	Sistem verir
Tedarikçi	Sipariş verilen cari.	Evet
Tarih	Sipariş tarihi.	Evet
Proje	Bağlı proje.	Hayır
Durum	Taslak, Onaylı, İptal.	Sistem verir
KDV Hariç, KDV %, KDV Tutarı, KDV Dahil	Dört kolonlu tutar özeti.	Sistem hesaplar
Kaynak	Siparişin türediği belge (RFQ, çerçeve sipariş vb.).	Sistem verir

Yeni Satın Alma Belgesi paneli (tüm satın alma belge tipleri için ortak):

Alan	Anlamı	Zorunlu mu
Tip	İç Talep, Satınalma Talebi, RFQ (Fiyat Teklifi İsteği), Sipariş, Fatura.	Evet
Müşteri/Tedarikçi	Belgenin carisi.	Evet
Tarih	Belge tarihi.	Evet
İşlem tipi	Belgenin izleyeceği onay süreci; Otomatik (öneriye uy) varsayılandır.	Evet (tanımlı olmalı)
Tedarikçi Belge No	Tedarikçinin kendi fatura numarası; aynı tedarikçiden aynı numara ikinci kez girilemez.	Faturada önerilir
Talep Eden Birim	Talebi yapan birim.	Hayır
Öncelik › Acil	Önceliklendirir, onayı atlamaz.	Hayır
RFQ Geçerlilik Tarihi	Yalnız RFQ’da; geçince award verilemez.	Hayır
Proje	Belgeyi projeye bağlar.	Hayır
Para Birimi, TL Kuru	Belge dövizi ve kuru.	Evet
Depo	Stok takipli ürünlerin gireceği depo.	Stok takipli ürün varsa
Satır tipi	Mal, Hizmet, Masraf. Mal satırı ürün kartına bağlı olmalıdır.	Evet
Ürün/Hizmet, Miktar, Birim, İskonto %	Satır içeriği.	Miktar sıfırdan büyük olmalı
Net fiyat gir	Fiyatı KDV hariç girmek için.	Hayır

Sık hatalar ve mesajları

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“Taslak sipariş gönderilemez — önce Süreç’ten onaylayın.”	Siparişi Onay Süreci sekmesinden onaylatın.
“Tedarikçinin e-posta adresi tanımlı değil — gönderim yapılamaz.”	Cari kartına e-posta ekleyin (Cari kartı).
“PDF üretilemedi (belge kapsam dışı veya çıktı yapılandırması eksik).”	Belge aktif kapsamda değil ya da çıktı şablonu yapılandırılmamış; yöneticinize bildirin.
“En az bir kalemde teslim alınacak miktar girin.”	Bu kabul sütununda hiç miktar yok.
“Sipariş miktarının üstünde mal kabul reddedildi: … tarihi için mal kabul tolerans yüzdesi tanımlı değil (Ayarlar › Parametreler › Satın Alma › Toleranslar).”	Kalanın üstünde kabul istendi ve tolerans satırı yok. Satırı Satın alma toleransları ekranından girip teyit ettirin ya da kabul miktarını kalana indirin.
“Over-dispatch rejected: line … remaining …, requested … ” (İngilizce görünür)	Kabul edilen miktar kalan miktarı ve tolerans payını aşıyor; miktarı düşürün.
“Üçlü eşleştirme toleransı … tarihi için tanımlı değil … Tanımlanana kadar eşleştirme ve sipariş bağlı alış faturası onayı yapılamaz.”	Eşleştirme sekmesinde görünür; tolerans satırını girip teyit ettirin.
“Alış faturası onaylanamadı: sipariş, mal kabul ve fatura eşleşmiyor. İlk farklı satır ’…’ …”	Fatura, teslim alınanı veya siparişi aşıyor. Faturayı düzeltin ya da yetkili kullanıcı en az 10 harf/rakamlık gerekçeyle özel onay versin.
“… siparişinin irsaliyesi (mal kabulü) var. Faturayı irsaliyeden ya da Toplu Faturalama’dan kesin …”	Aynı malın iki kez faturalanmaması için mal kabulü olan siparişten doğrudan fatura kesilmez; irsaliyeden kesin.
“Müşteri/tedarikçi seçin.” / “En az bir satır girin (miktar > 0).” / “Stok takipli ürün içeren belgelerde depo seçin.”	Belge oluşturma paneli eksik alanlarını belirtir.
“… MAL satırı ürün kartına bağlı değil: alış belgesi … bu satırla kaydedilemez …”	Mal satırına ürün kartı seçin ya da satır tipini Hizmet/Masraf yapın.
“Bu tedarikçiden aynı belge numarasıyla kayıt zaten var.”	Tedarikçi Belge No daha önce girilmiş; çift fatura engeli.
“Purchase budget exceeded: remaining … TL …” (İngilizce görünür, onay sırasında)	Sipariş tutarı kalan bütçeyi aşıyor; bütçeyi artırın ya da yönetici özel onayı alın.