Giderler

Menüde: Finans & Muhasebe › GiderlerPaket: Ön Muhasebe

Ne işe yarar

Giderler ekranı, çalışanların yaptığı masrafların finans tarafıdır: masrafı kaydedersiniz, yetkili kişi onaylar veya reddeder, onaylı masraf seçilen kasa ya da bankadan ödenir. Ödeme anında gerçek bir kasa/banka çıkışı ve dengeli bir muhasebe kaydı oluşur (borç: gider hesabı, alacak: kasa/banka; masraf merkezi seçildiyse gider satırına yazılır). Ekranın alt bölümünde masraf kategorisini hangi gider hesabına yazılacağıyla eşleştirirsiniz.

Kimler kullanır

Masraf kaydeden: Kasa & Banka veya İnsan Kaynakları sayfasında Ekle yetkisi olan kullanıcı.
Onaylayan: Aynı sayfalardan birinde Onayla yetkisi olan kullanıcı.
Ekranı görme: Kasa & Banka veya İnsan Kaynakları sayfalarından birinde Görüntüle yetkisi. Yetkisi olmayan “Bu sayfayı görüntüleme yetkiniz yok.” görür.
Ödeme yapan ve kategori eşlemesini değiştiren: yalnız yönetici. Ödeme hesabı kartı, Öde düğmesi ve Kategori → Gider Hesabı Eşlemesi bölümü yöneticiye görünür.

Yetkiler için Yetki Grupları sayfasına bakın.

Ön koşullar

“Ön Muhasebe” paketinin açık olması ve aktif firma seçili olması.
Masraf yapan çalışanın İnsan Kaynakları’nda kayıtlı olması (İK / Bordro).
Ödeme için en az bir kasa veya banka hesabı tanımlı olmalı (Kasa / Banka). Hesabın dövizi masrafın dövizi ile aynı olmalıdır; kredi kartı hesabı seçilemez.
Kategori eşlemesi (ödeme için zorunlu): Ödenecek masrafın kategorisi için bu ekranın alt bölümünde bir GL Gider Hesabı eşlemesi bulunmalıdır. Eşleme yoksa masraf ödenmez ve kasa hareketi oluşmaz; ürün varsayılan bir hesaba yazmaz (aşağıdaki mesaja bakın). Gider hesapları Genel Muhasebe hesap planından gelir.
Parametreler: Bu ekranda oran veya yasal eşik yoktur; Ayarlar › Parametreler satırı gerekmez. Dövizli masrafın TL karşılığı için bkz. Döviz Kurları.
Ödeme günü kapalı bir mali döneme düşüyorsa ödeme yapılamaz.

Adım adım

Soldaki menüden Giderler ekranını açın (Finans & Muhasebe grubunda).
Yeni Masraf kartında Çalışan, Kategori, Tutar, Döviz, Tarih ve isterseniz Not alanlarını doldurup Kaydet’e basın. Kategori kutusu, eşlemesi olan kategorileri önerir; örnek: Yol, Yemek, Konaklama. “Masraf kaydedildi.” görünür ve masraf Talep durumunda listeye girer.
Masraflar listesinde talebin yanındaki onay (tik) veya ret (çarpı) düğmesine basın. Onay penceresi “Bu masrafı onaylıyor musunuz?” veya “Bu masrafı reddediyor musunuz?” diye sorar. Sonuç “Masraf onaylandı.” ya da “Masraf reddedildi.” olur. Onay yalnız durumu değiştirir; para hareketi üretmez.
Yönetici olarak, ödeme için Ödeme Hesabı (Kasa/Banka) listesinden hesabı seçin; isterseniz Masraf Merkezi seçin (seçmezseniz “— (masraf merkezi yok)” kalır).
Onaylı masrafın satırındaki Öde düğmesine basın ve “Bu masraf seçili kasadan ödenecek (mali kayıt üretir). Onaylıyor musunuz?” sorusunu onaylayın. “Masraf kasadan ödendi (kasa çıkışı + GL).” görünür; satırda Ödendi rozeti çıkar.
Kategori eşlemesi için ekranın altındaki Kategori → Gider Hesabı Eşlemesi bölümünde Kategori yazın, GL Gider Hesabı seçin ve Kaydet’e basın. “Eşleme kaydedildi.” görünür. Aynı kategori yeniden girilirse hesap güncellenir.

Alanlar

Alan	Anlamı	Zorunlu mu
Çalışan	Masrafı yapan çalışan (kod ve ad).	Evet
Kategori	Masraf türü; eşleme ve ödeme bu yazılışa göre yapılır.	Evet
Tutar	Masrafın toplam tutarı; sıfırdan büyük. Ondalık için virgül, binlik için nokta kullanın (örnek: 1.234,56).	Evet
Döviz	Masrafın para birimi.	Evet
Tarih	Masraf tarihi; varsayılan firmanın bugünüdür.	Evet
Not	Serbest açıklama.	Hayır
Ödeme Hesabı (Kasa/Banka)	Masrafın ödeneceği hesap (yönetici).	Ödemede evet
Masraf Merkezi	Gider satırına yazılacak masraf merkezi (yönetici).	Hayır
Durum	Talep, Onaylı veya Reddedildi; ödenmişse ayrıca Ödendi rozeti.	Görüntülenir
GL Gider Hesabı	Kategorinin yazılacağı gider hesabı (yönetici).	Eşlemede evet

Liste en yeni 200 masrafı gösterir. Bu ekranda KDV ayrımı yoktur; Tutar masrafın toplam tutarıdır. Masraf kasadan ödenirken KDV ayrılmaz: ödenen tutarın tamamı kategorinin eşlendiği gider hesabına borç, ödeme hesabına alacak yazılır; indirilecek KDV ayrımı yapılmaz.

Masraf ya kasadan ya da bordrodan ödenir. Bordroya aktarılan masraf bu ekrandan ödenemez; bkz. İK / Bordro › Masraf.

Sık hatalar ve mesajları

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“Bu sayfayı görüntüleme yetkiniz yok.”	Kasa & Banka veya İnsan Kaynakları için Görüntüle yetkisi gerekir.
“Masraf ekleme yetkiniz yok.”	Ekle yetkisi gerekir.
“Lütfen bir çalışan seçin.”	Çalışan listesinden seçim yapın.
“Geçersiz sayı. Ondalık için virgül, binlik için nokta kullanın (ör. 1.234,56).”	Tutar alanını düzeltin; hatalı tutarla Kaydet çalışmaz.
“Onay yetkiniz yok.”	Onayla yetkisi gerekir.
“Ödeme (kasa hareketi) yalnız yöneticilerce yapılır.”	Ödemeyi yönetici yapar.
“Lütfen bir ödeme hesabı seçin.”	Önce Ödeme Hesabı (Kasa/Banka) seçin.
“Kategori ve GL hesabı seçin.”	Eşleme için hem kategori hem hesap gerekir.
“Bu işlem için yetkiniz yok.” / “Aktif firma çözülemedi.”	Eşleme için yönetici yetkisi ve aktif firma gerekir.
“No GL account mapping configured for expense category ’…’; configure the category→GL mapping before paying.”	Kategorinin gider hesabı eşlemesi yok; alt bölümde eşleyin, sonra ödeyin. Mesaj ekranda İngilizce görünür.
“Only an approved expense claim can be paid (current: …).”	Yalnız Onaylı masraf ödenir. Mesaj ekranda İngilizce görünür.
“Expense claim is already paid (cash/GL already produced).”	Masraf zaten ödenmiş. Mesaj ekranda İngilizce görünür.
“Expense claim is already reimbursed through payroll…” / “…is routed to payroll…”	Masraf bordrodan ödeniyor; kasadan ödenemez. Mesaj ekranda İngilizce görünür.
“Currency mismatch: target account is … but the operation is … (explicit FX conversion is Phase 2).”	Masraf dövizi ile hesap dövizi aynı olmalı. Mesaj ekranda İngilizce görünür.
“Target must be a cash/bank account, not a credit card.”	Kredi kartı yerine kasa veya banka seçin. Mesaj ekranda İngilizce görünür.
“Expense amount must be positive.” / “Expense category is required.” / “Employee not found in scope.”	Tutar sıfırdan büyük, kategori dolu ve çalışan geçerli olmalı. Mesajlar ekranda İngilizce görünür.
“Expense claim already decided (…).”	Masraf zaten onaylanmış veya reddedilmiş. Mesaj ekranda İngilizce görünür.

Dövizli masraf kasadan ödenemez: ödeme akışı TL kuru göndermez ve ürün dövizli tutarı 1:1 TL fişe yazmaz, bu nedenle ödeme ekranda İngilizce özgün metinle reddedilir: ”…: the amount is in … but the record carries no TL exchange rate; it cannot be posted as TL.” Masrafı TL olarak girin. Diğer iki durumda da mesaj İngilizce görünür:

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“Insufficient cash balance: the outflow would drive the account to …; negative cash is not allowed for this company (enable Company.AllowNegativeCash to permit).”	Ödeme hesabında yetersiz bakiye var ve firmada eksi bakiyeye izin verilmiyor. Hesaba para girişi yapın ya da başka hesap seçin.
“Fiscal period …-… is closed for the company; GL posting is rejected (reopen the period to post/reverse).”	Ödeme tarihinin mali dönemi kapalı. Dönemi açın ya da açık bir dönemin tarihiyle ödeyin; ödeme tamamen geri alınır, kasa hareketi kalmaz.