Dijital Arşiv
Ne işe yarar
Bölüm başlığı “Ne işe yarar”Dijital Arşiv, firmanın bütün modüllerinden yüklenen belge ve ek dosyaların merkezî deposudur. Buradan dosya adı ya da kategoriye göre arama yapar, doğrudan yeni dosya yükler, dosyayı indirir ve her dosyanın Sürüm bilgisini ile bağlı olduğu kayıt türlerini (Bağlı Nesneler) görürsünüz. Dosyanın bütünlüğü için içerik özeti (sha256 başı) satırda gösterilir. Sürümler silinmeden saklanır. Modüllerin kendi sayfalarındaki ekler panelinden yüklenen dosyalar da buraya düşer.
Kimler kullanır
Bölüm başlığı “Kimler kullanır”Menüde yönetici görür; yönetici olmayan kullanıcı Ayarlar sayfasında Görme yetkisiyle açabilir. Liste, bağlı kaydı sizin firma/şube kapsamınızda görünen belgelerle sınırlıdır. Kendi erişim kapısı olan modüllerin (ör. kalite muayenesi ve savunma uyum kanıtları) dosyaları genel arşiv aramasında çıkmaz; yalnız sahibi olan modülden açılır.
Ön koşullar
Bölüm başlığı “Ön koşullar”- Aktif firma ve şubenin çözülmüş olması. Firma çözülemezse ekran açılmaz ve “Yetkiniz yok.” uyarısı çıkar.
- Parametreler: Dosya boyutu ve tür kuralları sistem politikasıdır, tarihli oran değildir; politika BSU One tarafından sizin için tanımlanır.
Adım adım
Bölüm başlığı “Adım adım”-
Soldan Dijital Arşiv’i açın. Liste en çok 100 belge gösterir.
-
Aramak için Ara (ad/kategori) kutusuna dosya adı veya kategori yazıp Ara’ya (veya Enter’a) basın. Listeyi tazelemek için Yenile’yi kullanın.
-
Dosya yüklemek için sağdaki dosya seçiciden dosyayı seçin. “Yükleniyor…” yazısı görünür; bitince “Belge yüklendi ve kayda bağlandı.” mesajı çıkar ve dosya Genel kategorisiyle listeye eklenir.
-
Tabloda Dosya, Kategori, Boyut, Sürüm (v1, v2…), Tarih ve Bağlı Nesneler sütunlarını okuyun. Bağlı kayıt türlerinden ilk üçü rozet olarak, fazlası “+N” olarak gösterilir.
-
Dosyayı indirmek için satır sonundaki indirme simgesine basın.
Yüklenebilen dosya kuralları: dosya en çok 25 MB olabilir; PDF, Office (doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx), OpenDocument, metin/CSV, görsel, XML/JSON, e-posta ve ZIP/7z gibi iş belgesi türleri kabul edilir. Çalıştırılabilir dosyalar (exe, dll, bat, js vb.), makrolu Office dosyaları (docm, xlsm, pptm), çift uzantılı adlar ve uzantısıyla içeriği uyuşmayan dosyalar reddedilir.
Alanlar
Bölüm başlığı “Alanlar”| Alan | Anlamı | Zorunlu mu |
|---|---|---|
| Ara (ad/kategori) | Dosya adı veya kategoriye göre arama. | Hayır |
| Dosya | Dosya adı ve içerik özeti. | Salt okunur |
| Kategori | Yükleyen modülün verdiği kategori; elle yüklemede Genel. | Salt okunur |
| Boyut / Sürüm / Tarih | Dosya büyüklüğü, güncel sürüm ve yüklenme zamanı. | Salt okunur |
| Bağlı Nesneler | Dosyanın bağlı olduğu kayıt türleri. | Salt okunur |
Sık hatalar ve mesajları
Bölüm başlığı “Sık hatalar ve mesajları”| Ekranda gördüğünüz mesaj | Anlamı / ne yapmalı |
|---|---|
| “Arşivde belge yok” — “Buradan veya modül sayfalarındaki ekler panelinden dosya yükleyin.” | Henüz belge yok ya da aramanız eşleşmedi. |
| “Yetkiniz yok.” | Firma kapsamı çözülemedi ya da yetkiniz yok; yöneticinize başvurun. |
| “Archive rejected: file exceeds size limit (25 MB).” | Dosya 25 MB’ı aşıyor; küçültün. Bu ekranda yükleme hataları İngilizce teknik metinle çıkar. |
| “Archive rejected: file type ’…’ is not in the allowed business-document list …” | Dosya türü izinli değil. |
| “Archive rejected: macro-enabled Office file ’…’” / “dangerous extension segment in ’…’” | Makrolu ya da çalıştırılabilir uzantılı dosya reddedildi. |
| “Archive rejected: file content does not match its extension ’…’ (magic header mismatch).” | Dosyanın içeriği uzantısıyla uyuşmuyor. |
| “Archive rejected: empty file content.” | Dosya boş. |