Kontrollü Doküman

Ne işe yarar

Kontrollü Doküman ekranı, prosedür, talimat, form, şartname gibi belgelerin kimliğini ve yaşam döngüsünü yönetir: otomatik belge numarası, revizyon, gözden geçirme, onay, yayım ve yürürlüğe alma, yürürlükten kaldırma ve arşivleme. Yayımlanan revizyon değiştirilemez; yeni içerik yeni revizyonla gelir. Eski revizyonların kontrollü nüshaları geri çağrılır, yeni revizyon kişilere dağıtılır ve kimin okuduğu/kabul ettiği izlenir. Ayrıca dış belgeler (standart, şartname, mevzuat), değişiklik talepleri ve kayıtların saklama/imha süreci bu ekrandadır.

Onaylar bir iş akışı onayıdır (elektronik onay kaydı): kimin, ne zaman, hangi oturumla ve hangi içeriğe karar verdiğini kaydeder. Nitelikli elektronik imza değildir.

Kimler kullanır

Doküman sahipleri ve hazırlayanlar, gözden geçirenler, onaylayıcılar, kalite sorumlusu, tüm personel (okundu/kabul). Ekranı açmak için aşağıdaki sayfalardan en az birinde Görüntüle yetkisi yeterlidir; sekmeler ayrı ayrı açılır (Ayarlar › Roller):

Sekme	Gereken yetki sayfası
Dokümanlar, Gözden geçirmelerim, Onaylarım, Bana gelenler, Kontrollü nüshalar, Ayarlar	Kontrollü doküman — liste/kart
Değişiklik talepleri	Kontrollü doküman — değişiklik talebi
Dış belgeler	Kontrollü doküman — dış belgeler
Kayıtlar ve imha	Kontrollü doküman — kayıt ve imha
Pano, Raporlar	Yukarıdaki sayfalardan herhangi biri (raporlar kendi sayfasına bağlıdır)

Yaşam döngüsü adımları ayrı sayfalara bağlıdır: revizyon düzenleme/onay (Kontrollü doküman — revizyon/onay), yayım ve yürürlüğe alma (— yayım / yürürlüğe alma), yürürlükten kaldırma (— yürürlükten kaldırma), nüsha (— nüsha), dağıtım (— dağıtım), ayarlar (— ayarlar).

Ön koşullar

• Kontrollü Doküman paketi firmada açık olmalıdır. Kapalıysa ekran “Kontrollü Doküman paketi bu firma için etkin değil.” der. Bu modül lisansınıza bağlıdır; açtırmak için bizimle iletişime geçin.
• Üst çubukta firma seçili olmalıdır (“Aktif firma seçili değil.”).
• Belge açmadan önce Ayarlar sekmesinde en az bir aktif doküman türü tanımlanmalıdır.
• Dosyalar Dijital Arşiv’e yazılır ve revizyona arşiv sürümüyle sabitlenir.
• Parametreler: Bu ekran Ayarlar › Parametreler’deki yasal oran satırlarını kullanmaz. Saklama süresi, imha kararı ve gözden geçirme sıklığı gibi süreler bu ekranın Ayarlar sekmesinde (saklama politikaları, kayıt sınıfları, doküman türü) kurumunuzun kararı olarak tanımlanır; sistem mevzuat kararı üretmez. Kayıt açılırken uygunluk tarihi kayıtta dondurulur.

Adım adım

1. Soldaki menüden Kontrollü Doküman ekranını açın. İlk sekme Pano’dur.

   

2. Tipik uçtan uca akış:

   1. Ayarlar’da doküman türü, numara deseni, onay şartı, dağıtım kuralı ve saklama politikasını tanımlayın.
   2. Dokümanlar sekmesinden Yeni doküman açın; belge kartında dosya yükleyin.
   3. Revizyonu Gözden geçirmeye gönderin, gözden geçirenleri atayın; sonuçlar Gözden geçirmelerim sekmesinden verilir.
   4. Onaya gönderin; onaylayıcılar Onaylarım sekmesinden belgeyi açıp İmzala.
   5. Yayımla ve Yürürlüğe al; dağıtım kuralları kişilere otomatik gönderir, alıcılar Bana gelenler sekmesinden Okudum / Anladım, uygulayacağım der.
   6. Basılı kopyalar Kontrollü nüshalar sicilinde izlenir; yeni revizyonla eskiler Geri çağır işaretlenir.
   7. Değişiklik gerektiğinde Değişiklik talepleri açılır; süresi dolan kayıtlar Kayıtlar ve imha sekmesinde karara bağlanır.

Alanlar

Bu giriş sayfasında alan yoktur; alanlar sekme sayfalarında anlatılır.

Sık hatalar ve mesajları

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“Kontrollü Doküman paketi bu firma için etkin değil.”	Paket firmada kapalı. Bu modül lisansınıza bağlıdır; açtırmak için bizimle iletişime geçin.
“Yetkiniz yok.”	Hiçbir doküman sayfasında Görüntüle yetkiniz yok.
“Bu işlem için yetkiniz yok ({sayfa}).”	İşlem ilgili sayfada daha yüksek yetki ister.
“Aktif firma seçili değil.”	Üst çubuktan firmayı seçin.

Bu modüldeki ekranlar

• Pano
• Dokümanlar
• Gözden geçirmelerim
• Onaylarım
• Bana gelenler
• Kontrollü nüshalar
• Değişiklik talepleri
• Dış belgeler
• Kayıtlar ve imha
• Raporlar
• Ayarlar

İlgili sayfalar

• Kalite Yönetimi — CAPA, muayene planı, eğitim gereksinimi gibi kayıtlar dokümanlara bağlanır.
• Dijital Arşiv — dosyaların saklandığı yer.
• Roller — doküman sayfa yetkileri.