Devir / Toplu Aktarım

Ne işe yarar

Başka bir muhasebe programından geçerken eski kayıtları tek tek girmek yerine CSV veya XLSX dosyasıyla toplu aktarırsınız. Dört veri kümesi desteklenir: Yevmiye fişi, Açılış mizanı, Açık fatura (cari devir) ve Çek / senet portföyü. Dosya önce okunur ve doğrulanır; hatalı satırlar satır numarasıyla gösterilir. Hiçbir şey Aktar’a basana kadar yazılmaz.

Kimler kullanır

Geçiş projesini yürüten muhasebe sorumlusu. Ekranı görmek için Genel Muhasebe (Defter) sayfasında Görme yetkisi gerekir. Aktarmak için Genel Muhasebe · Manuel Fiş Girişi sayfasında Ekleme yetkisi, Açılış mizanı aktarımı için ayrıca Genel Muhasebe · Dönem ve Yıl Sonu Kapanışı sayfasında Onay yetkisi gerekir (Ayarlar › Yetki Grupları). Yetkisiz kullanıcıda dosya seçici görünmez.

Ön koşullar

• Genel Muhasebe paketi açık, aktif firma/şube seçili.
• Fiş ve mizan dosyasındaki hesap kodları hesap planında tanımlı, aktif ve yaprak hesap olmalıdır (Hesap Planı).
• Cari sütunu olan dosyalarda cariler tanımlı olmalıdır; cari adı, kimlik no veya vergi no ile eşleştirilir (Cari Kartı).
• Açılış mizanı kontrol hesaplarını (kasa, banka, cari, stok) içerdiğinden firma ayarında Kontrol hesabına manuel fiş seçeneği açık olmalıdır.
• Kayıt süresini aşan tarihli fişler için tek bir geç kayıt onayı istenir (Kayıt gecikmesi tablosunda teyitli satır gerekir).
• Parametreler: Bu ekranın kendi oranı yoktur; geç kayıt süresi yukarıdaki parametre tablosundan gelir, yoksa işlem durur.

Adım adım

1. Devir / Toplu Aktarım ekranını açın. Veri kümesi listesinden aktaracağınız türü seçin. Türü değiştirince önceki dosya ve sonuç temizlenir.

   

2. Kartın altındaki açıklamayı ve Şablon başlığı satırını okuyun. Dosyanızın ilk satırı bu başlıklarla aynı olmalıdır (büyük/küçük harf, boşluk ve Türkçe karakter farkı önemsenmez, ör. “Hesap Kodu” = “hesapKodu”):

   • Yevmiye fişi: fisNo,tarih,hesapKodu,borc,alacak,cari,aciklama
   • Açılış mizanı: tarih,hesapKodu,borc,alacak,cari,aciklama
   • Açık fatura: cari,belgeNo,tarih,vade,borc,alacak,doviz,kur,aciklama
   • Çek / senet: cari,tur,yon,seriNo,tutar,doviz,kur,vade,kesideci

3. Dosya (CSV / XLSX) alanından dosyayı seçin (en çok 5 MB). Sistem dosyayı doğrular.

4. Üstteki rozetlerde Satır, Geçerli, Hatalı satır ve Reddedilen fiş sayılarını kontrol edin. Fiş türünde “Fiş özeti” tablosu fişleri, satır numaralarını, Borç ve Alacak toplamlarını ve varsa red nedenini gösterir; altındaki tabloda her satırın hatası kırmızı görünür. Dosyayı düzeltip yeniden yükleyin.

5. Her şey uygunsa Aktar’a basın. Geç tarihli fiş varsa tek bir onay penceresi açılır; gerekçeyi yazıp onaylayın (vazgeçerseniz geç fişler reddedilir, diğerleri aktarılır).

6. Aktarım Sonucu kartında Aktarıldı, Atlandı ve Reddedildi sayıları ile her satırın durumu ve mesajı listelenir. Özet: “{0} aktarıldı, {1} atlandı, {2} reddedildi.”

Veri kümesine göre kurallar:

• Yevmiye fişi: Satırlar fiş numarasına göre gruplanır. Bir fişin tek geçersiz satırı (olmayan/pasif/başlık hesap, okunamayan tarih, borç ve alacağın birlikte dolu olması) fişin tamamını reddeder; dengesiz ve tek satırlı fiş de reddedilir. Fişler birbirinden bağımsızdır; biri reddedilince diğerleri aktarılır. Cari (120/320) hesabına yazan satırda cari sütunu zorunludur.
• Açılış mizanı: Bütün satırlar tek açılış fişi olur ve aynı tarihi taşımalıdır. Mizan dengeli değilse hiçbir şey yazılmaz.
• Açık fatura (cari devir): Faturalar yeni belge olarak kurulmaz, cariye açık kalem olarak yazılır; çünkü devredilen faturanın KDV’si eski sistemde beyan edilmiştir, belge olarak kurulsa KDV ikinci kez beyan edilir ve ciro mükerrer olurdu. Muhasebe karşılığı açılış mizanından gelir. Aynı dosya ikinci kez yüklenirse satırlar atlanır (cari + belge no).
• Çek / senet portföyü: Evraklar portföy durumunda açılır; muhasebe kaydı üretilmez (karşılığı açılış mizanından gelir, ikisini birden yazmak çift sayım olurdu). tur çek ya da senet, yon alınan ya da verilen olmalıdır. Aynı dosya tekrar yüklenirse satırlar atlanır (yön + seri no).

Alanlar

Alan	Anlamı	Zorunlu mu
Veri kümesi	Aktarılacak kayıt türü.	Evet
Dosya (CSV / XLSX)	Şablon başlıklı dosya, en çok 5 MB.	Evet
fisNo / tarih / hesapKodu / borc / alacak / cari / aciklama	Fiş dosyası kolonları; tarih gg.aa.yyyy ya da yyyy-aa-gg.	fisNo, tarih, hesapKodu, tutar: evet
doviz / kur	Açık fatura ve çek/senette para birimi ve kur; TL dışı için kur zorunlu.	Dövizde evet
vade	Vade tarihi; vade belge tarihinden önce olamaz.	Çek/senette evet

Sık hatalar ve mesajları

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“Dosya çok büyük (en fazla 5 MB).”	Dosyayı bölün.
“Dosya boş veya yalnız başlık satırı içeriyor.”	Veri satırı ekleyin.
“Fiş no boş — fiş satırları fiş numarasıyla gruplanır.”	fisNo kolonunu doldurun.
“Hesap kodu bulunamadı: {kod} (hesap planında yok).” / “Hesap {kod} pasif — fiş kesilemez.” / “Hesap {kod} başlık/grup hesabı — yalnız yaprak hesaba fiş kesilir.”	Hesap planını ve kodu düzeltin.
“Tarih okunamadı: ’…’ (gg.aa.yyyy ya da yyyy-aa-gg).”	Tarih biçimini düzeltin.
“Borç ve alacak aynı satırda dolu olamaz (çift-taraflı kayıt).” / “Borç/alacak negatif olamaz …”	Tutarı doğru kolona, pozitif yazın.
“Hesap {kod} cari (120/320) hesabıdır; ‘cari’ sütunu zorunlu (cari alt-defter bütünlüğü).”	Cari sütununu doldurun.
“Fiş {no} dengesiz: borç … ≠ alacak …” / “Fiş {no} reddedildi — geçersiz satır içeriyor (satır: …); yarım fiş yazılmaz.”	Fişi dengeleyin, hatalı satırı düzeltin.
“Açılış mizanının tüm satırları aynı tarihi taşımalı.”	Tek tarih kullanın.
“Cari bulunamadı: … (ad, kimlik no ya da vergi no ile eşleşmedi).” / “Cari ’…’ birden fazla karta denk geliyor — kimlik/vergi no yazın.”	Cariyi tanımlayın ya da kimlik/vergi no yazın.
“Dövizli açık kalem geçerli kur ister …” / “Para birimi tanınmadı: ’…’ (TL/USD/EUR/GBP/AZN).”	doviz ve kur kolonlarını düzeltin.
“Belge no {no} bu cari için dosyada iki kez geçiyor.” / “Seri no {no} dosyada iki kez geçiyor.”	Mükerrer satırı kaldırın.
“Açılış mizanı aktarımı dönem kapatma yetkisi ister (ledger.periodClose · Onay).”	Dönem ve Yıl Sonu Kapanışı sayfasında Onay yetkisi gerekir.
“Bu işlem için yazma yetkiniz yok.” / “Yetkiniz yok.”	Manuel Yevmiye sayfasında Ekleme yetkisi gerekir.
“Aktif firma/şube seçili değil.”	Üst çubuktan seçin.

İlgili sayfalar

• Genel Muhasebe
• Manuel Fiş
• Hesap Planı
• Kasa & Banka
• Cari Kartı