Gelen Kutusu

Menüde: Genel › Gelen KutusuPaket: CRM

Ne işe yarar

Gelen Kutusu, firmanın tanımlı e-posta kutusuna (IMAP) düşen iletileri sol listede, seçilen iletiyi sağ okuma panelinde gösterir. Aynı ekrandan iletiyi yanıtlayabilir, bir cariye bağlayabilir, destek talebine, adaya veya aktiviteye çevirebilir ve arşivleyebilirsiniz. Böylece müşteri yazışması ayrı bir posta programına geçmeden CRM ve servis kayıtlarına dönüşür.

Kimler kullanır

Satış, müşteri ilişkileri ve destek çalışanları. Ekran CRM ile aynı izni kullanır: Yetki Grupları (Roller) › Sayfa Yetkileri altındaki CRM satırında Görüntüle ekranı açar. Ekrandaki işlemler (yanıtla, bağla, çevir, arşivle) ayrıca Ekle yetkisi sormaz; kutuyu görebilen herkes bunları yapabilir. Kimin göreceğini CRM yetkisiyle sınırlayın.

Ön koşullar

Firma için posta kutusu (IMAP) ayarı tanımlı olmalıdır: sunucu, port, kullanıcı adı, parola ve klasör. Parola şifreli saklanır, bir daha gösterilmez. Bu ayar BSU One tarafından sizin için yapılır; değiştirmek için bizimle iletişime geçin.
Sunucuda zamanlayıcının (arka plan servisi) açık olması; iletiler periyodik olarak çekilir. Kutu boşken ekran şunu hatırlatır: “Kutu boş. (Posta kutusu ayarı /settings + Scheduler açık olmalı.)”
Yanıt göndermek için giden posta (SMTP) tanımı: yanıt, varsa sizin kişisel posta ayarınızdan, yoksa firmanın, yoksa genel ayardan gönderilir.
Üst çubukta aktif firma seçili olması.
Parametreler: Bu ekran yasal oran veya eşik kullanmaz; Parametreler ekranında satır gerekmez.

Adım adım

Soldaki menüden Gelen Kutusu ekranını açın.
Üstte Gelen ve Arşiv seçenekleriyle klasörü değiştirin; okunmamış sayısı başlıkta görünür. Listeyi tazelemek için Yenile simgesini kullanın.
Listede her ileti için gönderen adı (yoksa adresi), tarih-saat, konu (“(konusuz)” olabilir), ek simgesi, eşleşen cari adı, yanıtlandı simgesi ve ilk 80 karakterlik önizleme görünür. Okunmamış iletiler kalın yazılır.
Bir iletiye tıklayınca sağda açılır ve okundu işaretlenir. Okumak için soldan bir ileti seçmediyseniz “Okumak için soldan bir e-posta seçin.” yazar.
Yanıtla: alttaki “Yanıtınızı yazın…” kutusuna yazıp Yanıtla deyin. Konu “Re:” ile başlar; ileti yanıtlandı olarak işaretlenir (“Yanıt gönderildi.”).
Cariye Bağla: bağlantı simgesine basın, Cariye Bağla alanından cariyi seçip Kaydet deyin (“Kaydedildi.”). Gönderen adresi bir cari, kişi veya adayın e-postasıyla eşleşiyorsa bağ kendiliğinden kurulur.
Talep Aç: iletiyi servis modülünde destek talebine çevirir (“Destek talebi açıldı: …”). Önce ileti bir cariye bağlı olmalıdır.
Lead’e Çevir: göndereni yeni aday olarak açar (kaynak “E-posta”); “Aday (lead) oluşturuldu.”
Aktiviteye Çevir: iletiyi E-posta tipinde bir CRM aktivitesi yapar; cariye bağlıysa ona iliştirir (“Aktivite oluşturuldu.”).
Arşivle: iletiyi arşive alır; arşiv klasöründeyken aynı düğme geri alır (“Kaydedildi.”).
Listedeki bir iletiye sağ tıklarsanız menüde Aç, Okunmadı işaretle / Okundu işaretle, Cariye Bağla, Talep Aç, Lead’e Çevir, Aktiviteye Çevir ve Arşivle seçenekleri çıkar.

Alanlar

Alan	Anlamı	Zorunlu mu
Yanıtınızı yazın…	Yanıt metni; boşken Yanıtla pasiftir	Evet (yanıt için)
Cariye Bağla	İletiyi bağlayacağınız cari	Evet (bağlamak için)

Listede en son iletiler gösterilir; iletinin kendisi (gönderen, konu, gövde) alanları değiştirilemez.

Sık hatalar ve mesajları

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“Kutu boş. (…)”	İleti yok ya da posta kutusu tanımlı/aktif değil; posta kutusu ayarı için bizimle iletişime geçin.
“SMTP çevrimdışı — yanıt gönderilemedi (ayar: Smtp:Host).”	Giden posta sunucusu tanımlı değil veya kapalı; yöneticinize başvurun.
“Yanıt gövdesi boş.” / “Gönderen adresi yok.”	Yanıt metni yazın; göndereni olmayan iletiye yanıt verilemez.
“Önce bir cariye bağlayın (talep cari gerektirir).”	Talep Aç için önce Cariye Bağla.
“Cari kapsamda bulunamadı.”	Seçilen cari bu kapsamda yok; cariyi yeniden seçin.
“Gelen e-posta bulunamadı (kapsam dışı/silinmiş).”	İleti silinmiş ya da başka firmanın; Yenile deyin.
“Bu işlem için yetkiniz yok.”	CRM Görüntüle yetkiniz yok.
“Aktif firma/şube seçili değil.”	Üst çubuktan firma ve şubeyi seçin.