Tekliften tahsilata

Bir satış tek ekranda bitmez: teklif siparişe, sipariş irsaliyeye, irsaliye faturaya dönüşür; fatura tahsil edilince cari bakiye kapanır ve her adımın muhasebeye yansıyan bir izi kalır. Bu rehber zinciri baştan sona izler ve her adımda hangi kaydın ne zaman oluştuğunu söyler. Belgelerin birbirine bağlanma kuralları, müteselsil numaralandırma ve KDV dört kolon gösterimi için Satış belge zinciri ve numaralandırma rehberine bakın; burada yinelenmez.

Akışa genel bakış

1. Teklif — müşteriye fiyat verilir. Stok, cari ve muhasebe kaydı oluşmaz.
2. Sipariş — müşteri onayı belgelenir; sevk edilen miktar Karşılama sekmesinden izlenir. Stok, cari ve muhasebe kaydı oluşmaz.
3. Sevk irsaliyesi — mal depodan çıkar; onayda stok çıkışı oluşur. Planlama için Sevk İrsaliyesi ekranı kullanılır.
4. Fatura — onayda cari hareket ve yevmiye fişi oluşur.
5. Tahsilat (Kasa/Banka) veya Çek/Senet — para ya da evrak alınır, cari bakiye düşer, tahsilat fişi yazılır.
6. Cari ekstre ve Yevmiye — sonuç kontrol edilir.

Adım	Stok	Cari hesap	Muhasebe (yevmiye)
Teklif	Yok	Yok	Yok
Sipariş	Yok	Yok	Yok
Sevk irsaliyesi (onay)	Çıkış	Yok	Satılan malın maliyet fişi (stok yazan satırlar için)
Fatura (onay)	Yalnız zincirde irsaliye yoksa çıkış	Müşteri borçlanır	Satış, KDV ve alıcı bacaklı fiş
Tahsilat	Yok	Müşteri borcu düşer	Kasa/banka ve alıcı bacaklı fiş

İşlem tipinde Muhasebe (yevmiye) hareketi oluşturur, Stok hareketi oluşturur ve Cari hareket oluşturur kutularından biri kapatılmışsa ilgili kayıt hiç yazılmaz. Bu kutular Süreç Merkezi › Süreç Tasarımı altındaki İşlem Tipleri ekranındadır (Süreç Tasarımı).

Ön koşullar

• “Satış” paketinin açık olması; üst çubukta aktif firma ve şubenin seçili olması; müşteri cari kartı; stok hareketli satırlar için ürün kartı ve depo; tahsilat için en az bir kasa/banka hesabı.
• Her belge türü için Süreç Merkezi › Süreç Tasarımı altında işlem tipi ve Numara Serisi tanımlı olması (seri boşsa numara verilmez).
• Parametreler: Ayarlar › Parametreler altında belge tarihini kapsayan, teyitli tarihli satırlar bulunmalıdır; satır yoksa ilgili işlem durur:
  • Vergi & KDV › KDV oranları (KDV oranları) — fatura onayında satırdaki oran bu tablodaki tarihli orana eşit olmalıdır.
  • Belge & Beyan › Belge numaralandırma kuralı (Belge numaralandırma kuralı) ve Belge yuvarlama (Belge yuvarlama).
  • Belge tarih kuralı (gün) (Belge tarih kuralı (gün)) — yalnız ileri tarihli fatura/irsaliye için.
  • Stopajlı satışta Stopaj › Stopaj oranları (Stopaj oranları).
• Hesap planı kuruluysa alıcılar, satış geliri, hesaplanan KDV, kasa/banka ve (stoklu satışta) stok/maliyet rollerinin hesaplara eşlenmiş olması (Hesap Planı).

Fatura, kullandığı KDV oranını, kuru ve yuvarlama kuralını kayıtta saklar; sonradan yeni dönem satırı eklense bile onaylı fatura yeniden hesaplanmaz.

1. Teklif

Satış Yönetimi ekranında ➕ Yeni Belge sekmesinden teklif açılır; belge her zaman Taslak doğar. Taslak teklifi Teklifler sekmesinde Düzenle ile değiştirir, belge detayındaki Onay Süreci sekmesinden (Onay/İleri, Red/İptal) onaya götürürsünüz. Teklif onayı stok, cari ya da muhasebe kaydı üretmez.

Sonraki adıma taşınan: belge detayının Özet sekmesindeki ➜ Sipariş düğmesi teklifi siparişe çevirir. Onay sorusu: “Bu belge Sipariş olarak dönüştürülsün mü? Yeni belge Taslak oluşur; onay Süreç’ten yürür.” Cari, depo, proje, para birimi, kur ve satırlar yeni belgeye taşınır; sonuç “Sipariş oluşturuldu: … (Taslak — onay Süreç’ten).” iletisiyle bildirilir.

2. Sipariş

Dönüşümle gelen sipariş de Taslaktır; Onay Süreci sekmesinden onaylanır. Onaylı siparişte miktar ya da fiyat değişirse Değişiklik / Revizyon kullanılır; orijinal belge korunur. Aynı siparişi yeniden vermek için Tekrar Sipariş vardır.

Karşılama sekmesi her sipariş için sipariş edilen, sevk edilen ve kalan miktarı gösterir; hangi siparişin sevk bekleyeceğini buradan bulursunuz.

Sonraki adıma taşınan: siparişin Özet sekmesinde ➜ Sevk İrsaliyesi (ve henüz sevk edilmemişse ➜ Fatura) düğmeleri görünür. Dönüşüm yalnız ileri yönde çalışır; kalan miktar kadar belge üretilir. Siparişin irsaliyesi oluştuktan sonra ➜ Fatura düğmesi siparişten kalkar: fatura irsaliyeden (ya da Toplu Faturalama ekranından) kesilir, böylece aynı mal iki kez faturalanmaz. Bu durumda doğrudan fatura denerseniz “{0} siparişinin irsaliyesi (mal kabulü) var. Faturayı irsaliyeden ya da Toplu Faturalama’dan kesin; aynı malın iki kez faturalanmaması için siparişten doğrudan fatura kapalıdır.” iletisi çıkar.

3. Sevk irsaliyesi

İrsaliye Taslak doğar. Kısmi sevk için kalem bazında miktar seçmek istiyorsanız Sevk İrsaliyesi ekranının planlayıcısını kullanın; tek tıkla tam sevk için sipariş detayından ➜ Sevk İrsaliyesi yeterlidir. Onay Onay Süreci sekmesinden (toplu onay için İrsaliyeler sekmesinden) verilir.

Onayda ne olur: irsaliye numarası verilir, depodan stok çıkışı yazılır ve stok çıkışı olan satırlar için satılan malın maliyeti yevmiyeye geçer (maliyet gideri borç, stok alacak). Cari hesaba ve satış gelirine dokunulmaz; bunlar faturayla oluşur.

Yanlış onaylandıysa: onaylı irsaliye silinmez; Sevk İptali ters kayıtla stoğu geri alır ve kalan miktarı yeniden açar. Faturalanmış irsaliye bu yolla iptal edilmez, önce faturayı iade/iptal akışıyla düzeltmek gerekir.

Sonraki adıma taşınan: irsaliyenin Özet sekmesindeki ➜ Fatura düğmesi faturayı üretir. Tek irsaliye birkaç parça halinde faturalanabilir; toplam, sevk edilen miktarı aşamaz.

4. Fatura

Fatura Taslak doğar. Faturalar sekmesinde Detay ile açıp Onay Süreci sekmesinden onaylarsınız.

Onayda sırasıyla şunlar olur:

1. Fatura numarası verilir ve müteselsil tarih kuralı denetlenir.
2. KDV oranı, belge tarihindeki teyitli resmî oranla karşılaştırılır; dövizli faturada tarih için resmî kur damgalanır ve kilitlenir.
3. Müşterinin Risk / Limit sekmesinde kredi limiti tanımlıysa, bu faturayla birlikte oluşacak risk limiti aşıyor mu bakılır; aşıyorsa onay reddedilir.
4. Cari hareket: müşteri hesabına net tutar kadar borç yazılır (stopajlı faturada net ödenecek tutar).
5. Yevmiye fişi: alıcılar hesabı borç; satış geliri ve hesaplanan KDV alacak (stopajlı faturada ek bir bacak). Fiş, fatura numarasından türeyen bir yevmiye numarası taşır.
6. Stok ve maliyet: zincirde irsaliye yoksa (doğrudan fatura) stok çıkışı ve maliyet fişi de burada yazılır; irsaliyeden gelen faturada stok ikinci kez hareket etmez.

Fişteki hesaplar firmanızın hesap planındaki rol eşlemesinden gelir. Hesap planı kuruluysa ve alıcılar, satış geliri ya da KDV rolü eşlenmemişse onay şu iletiyle reddedilir: “Fatura {no}: hesap planında {rol} rolü eşli değil — GL fişi yazılamaz, kayıt reddedildi.” Hesap planı hiç kurulmamış bir firmada fiş yazılmaz, cari hareket yine oluşur.

Fişe nasıl ulaşılır: fatura detayındaki İşlemler şeridinde Muhasebe Fişi düğmesi Yevmiye listesini bu belgenin fişine süzer.

Sonraki adıma taşınan: aynı şeritteki Tahsilat düğmesi Kasa / Banka ekranını müşterinin carisi seçili olarak açar (e-Fatura düğmesi ise gönderim ekranına gider).

Ülke notu — KKTC

KKTC’de faturada kayıt süresi (geç kayıt) kuralı da çalışır: kayıt süresini aşan fişte onay penceresi gecikme gerekçesi ister; iletisi “Kayıt süresini aşan fiş, gecikmenin özrü/nedeni yazılarak açıkça geç kayıt olarak onaylanmadıkça kaydedilmez (VUY m.148).” biçimindedir. Süre, Ayarlar › Parametreler › Muhasebe & Kapanış › Kayıt gecikmesi satırından okunur (örnek; geçerli değer Parametreler ekranındaki tarihli satırdır). e-Fatura gönderimi için Giden Faturalar sayfasına bakın.

5. Tahsilat

Tahsilatı iki yoldan alırsınız.

a) Nakit ya da havale — Kasa/Banka. Kasa / Banka ekranının Kasa/Banka sekmesinde Tahsilat / Ödeme kartını kullanın.

1. — Kasa/Banka seç — listesinden hesabı seçin. Hesap dövizliyse gerçek TL kurunu girin; TL dışı hesapta kur boş ya da 1 olamaz.
2. — Müşteri/Tedarikçi (opsiyonel) — listesinden müşteriyi seçin (fatura ekranından geldiyseniz hazır gelir). Carinin açık bakiyesi görünür.
3. Açık fatura tahsisi (opsiyonel) listesinden kapatılacak faturayı seçin; çok faturalı tahsilatta FIFO oto-bölüştür en eski açık faturadan başlar. Fatura tutarını aşan kısmı cariye avans olarak bırakmak için Faturayı aşan tutar cariye avans olarak kalsın kutusunu işaretleyin; işaretli değilse aşan tahsilat reddedilir.
4. Tutar girip Tahsilat (+) düğmesine basın ve onaylayın. “Tahsilat kaydedildi.” iletisi çıkar.

Kayıtlar: kasa/banka hareketi yazılır; müşteri carisine ters işaretli hareket eklenerek borç düşer; kasa/banka borç, alıcılar alacak olacak şekilde tahsilat fişi oluşur; fatura seçildiyse tahsilat o faturaya tahsis edilir ve Tahsilat eşleştirme durumu tablosunda faturanın Ödendi, Kısmi ödendi ya da Açık durumu güncellenir. Faturaya bağlanmamış tahsilat, Eşleştirilmemiş tahsilat (avans / açık alacak) tablosunda bekler; sonradan Mahsup et ile faturaya bağlarsınız (bu işlem yeni para hareketi üretmez). Cari seçmeden girilen hareket için Karşı hesap (cari yoksa zorunlu) seçilir; seçilmezse “Cari seçilmeyen kasa/banka hareketi için karşı GL hesabı seçmek zorunludur (gider, gelir, ortak, emanet …); seçilmeden kayıt yapılmaz.” iletisi çıkar.

b) Çek veya senet — Çek/Senet. Müşteri çek/senet verdiyse Çek/Senet sekmesinde Çek/Senet Al / Ver kartında Tür, Cari (müşteri/tedarikçi), Tutar, Tarih ve Vade tarihi’ni doldurup Müşteriden Al (portföy) düğmesine basın.

Evrak alındığında müşterinin cari borcu hemen kapanır ve evrak portföye girer; para henüz kasaya/bankaya girmemiştir. Evrakın satırındaki Detay düğmesiyle açılan kartta sonraki adımlar sürer: Tahsile ver, banka seçip Tahsil et (tutar bankaya girer, evrak “Tahsil edildi” olur), Ciro et (tedarikçi borcunu kapatır) ve evrak ödenmezse Karşılıksız (müşterinin borcu yeniden açılır) ya da Protesto et. Çek/senet alma işlemi bir faturaya tahsis üretmez: müşteri bakiyesi düşer, ama Tahsilat eşleştirme durumu tablosu yalnız faturaya tahsis edilen tahsilatları saydığı için o fatura tabloda Açık görünmeye devam edebilir. Evrak karşılığında ayrıca nakit tahsilat girmeyin; aynı borç iki kez düşer. Fatura bazlı kapama yalnız Kasa/Banka sekmesindeki tahsilatta yapılır.

6. Cari ekstre ve yevmiye ile kontrol

• Müşteri & Tedarikçi ekranında müşteriyi açıp Ekstre sekmesine bakın: fatura borç, tahsilat alacak olarak sırayla görünür; Bakiye sekmesi güncel toplamı verir.
• Yevmiye listesinde fatura fişi ve tahsilat fişi aynı müşteri cari hesabında karşılıklı çalışır; bakiyenin muhasebe tarafı için Cari Ekstre ve Muavin Defteri sekmeleri kullanılır.

Sık takılınan noktalar

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“{0} belgesinde {1} olarak dönüştürülecek kalan miktar yok — tüm satırlar zaten dönüştürüldü. Yeni belge açılmadı.”	Kaynak belgenin kalanı sıfır; aynı satırlar bir kez dönüşür.
”‘{0}’ satırı için istenen miktar ({1}) kalan miktarı ({2}) aşıyor.”	Dönüşümde kalan miktardan fazlasını istediniz; miktarı azaltın.
“{0} siparişinin irsaliyesi (mal kabulü) var. Faturayı irsaliyeden ya da Toplu Faturalama’dan kesin; …”	Siparişten doğrudan fatura kapalı; faturayı irsaliyeden kesin.
“Müteselsil tarih kuralı: belge tarihi ({0}) son belgenin tarihinden ({1}) önce olamaz.”	Fatura/irsaliye tarihi, aynı serideki son onaylı belgeden önce olamaz.
“{0} için {1} tarihinde geçerli, teyitli belge numaralandırma kuralı yok; belge numaralanamaz (Ayarlar › Parametreler › Belge numaralandırma kuralı).”	Parametre satırı yok; kuralı tanımlatıp teyit ettirin.
“{0}: {1} tarihinde yürürlükteki KDV oranı satırı teyitli değil; resmî belgede kullanılamaz. …”	KDV oranı satırını Ayarlar › Parametreler › KDV oranları’nda teyit ettirin.
“KDV snapshot’ı resmî tarihli orandan farklı. Onaydan önce taslağı güncelleyin.”	Taslak hesaplandıktan sonra oran değişti; taslağı Düzenle ile yeniden kaydedin.
“Sales approval rejected: customer credit limit exceeded (limit …, projected exposure …).” (İngilizce görünür)	Fatura müşterinin kredi limitini aşıyor; limiti artırın ya da önce tahsilat girin (Risk / Limit).
“Fatura {no}: hesap planında {rol} rolü eşli değil — GL fişi yazılamaz, kayıt reddedildi.”	Hesap planında ilgili rolü bir hesaba bağlayın (Hesap Planı).
“Fiscal period {yıl}-{ay} is closed for the company; GL posting is rejected (reopen the period to post/reverse).” (İngilizce görünür)	Belge/tahsilat tarihinin mali dönemi kapalı; fiş yazılamaz. Dönem Kapama sekmesinden dönemi yeniden açın.
“Dönem kapalı — bu tarihe kayıt yapılamaz. İşlem için dönemi yeniden açın (Dönem yönetimi).”	Aynı durumun Kasa/Banka sekmesinde tahsilat girerken görünen Türkçe karşılığı.
“{0} dönemi kapalı; belge düzenlenemez (dönem yeniden açılmalıdır).”	Kapalı döneme tarihli taslak belge düzenlenemez.
“Payment allocation {x} exceeds invoice open balance {y} (over-allocation).” (İngilizce görünür)	Tahsilat seçili faturanın açık bakiyesini aşıyor; tutarı düşürün ya da Faturayı aşan tutar cariye avans olarak kalsın kutusunu işaretleyin.
“Insufficient cash balance: the outflow would drive the account to {x}; negative cash is not allowed for this company …” (İngilizce görünür)	Tahsilat değil, iade/ödeme çıkışında görülür; firmada eksi kasaya izin yoksa çıkış reddedilir.
“Bu işlem için yazma yetkiniz yok.” / “Yetkiniz yok.”	Roller ekranından Belgeler ya da Kasa & Banka sayfasında Ekle yetkisi isteyin.

İlgili sayfalar

• Satış belge zinciri ve numaralandırma
• KDV’nin ürün içindeki yolu
• Satış Yönetimi
• İade/RMA
• Toplu Faturalama
• Kasa / Banka
• Cari kartı
• Dönem Kapama