Kontrollü nüshalar

Ne işe yarar

Kontrollü nüshalar sekmesi, basılı ya da dağıtılmış belge nüshalarının sicilidir: hangi nüsha kimde ya da nerede, hangi revizyona ait, ne durumda. Bir belgenin yeni revizyonu yürürlüğe girince eski revizyona ait ve hâlâ dağıtımda duran kontrollü ya da asıl nüshalar Geri çağır olarak işaretlenir; böylece eski revizyonla çalışılmaz.

Her nüshada bir QR vardır. QR’ı okutan herkes (oturum açmadan) nüshanın “güncel”, “güncel değil” ya da “geri çekilmiş” olduğunu görür; belge içeriği gösterilmez ve bu bir elektronik imza doğrulaması değildir.

Kimler kullanır

Doküman kontrol sorumlusu. Listeyi görmek için Kontrollü doküman — liste/kart Görüntüle yetkisi yeterlidir. Nüsha vermek için Kontrollü doküman — nüsha Ekle, nüshanın akıbetini kapatmak için aynı sayfada Düzenle yetkisi gerekir.

Ön koşullar

• Kontrollü Doküman paketi açık.
• Nüsha verilebilmesi için revizyonun yayımlanmış ya da yürürlükte olması gerekir.
• Parametreler: Bu sekme Ayarlar › Parametreler’den değer okumaz.

Adım adım

1. Kontrollü Doküman ekranında Kontrollü nüshalar sekmesini açın.

   

2. Listeyi Durum, Numara, Kimde / nerede süzgeçleriyle daraltın; yalnız geri alınması gerekenler için Yalnız geri çağrılacaklar’ı işaretleyin ve Ara’ya basın. Temizle süzgeçleri sıfırlar.

3. Satırlarda belge, revizyon, Nüsha no, Nüsha türü (Asıl nüsha, Kontrollü, Kontrolsüz (bilgi amaçlı), Geçersiz), Kimde / nerede, Durum (Dağıtımda, İade edildi, İmha edildi, Kayıp), Veriliş ve Kapanış tarihi görünür. Geri çağır etiketli satırdaki nüsha yürürlükteki revizyona ait değildir; sahibinden geri alın.

4. Nüsha vermek için belge numarasına tıklayıp belge kartına gidin: Nüsha ve dağıtım sekmesinde Kontrollü nüshalar bölümünde nüsha türünü, Kişi ya da ya da yer/dış kişi (kimde/nerede) bilgisini girip Nüsha ver’e basın.

5. Nüsha geri alındığında, imha edildiğinde ya da kaybolduğunda aynı bölümde İade/imha/kayıp notu yazıp ilgili düğmeyle akıbeti kaydedin (kayıp bildiriminde açıklama zorunludur).

Alanlar

Alan	Anlamı	Zorunlu mu
Nüsha no	Nüshanın sıra numarası.	Otomatik
Nüsha türü	Asıl nüsha, Kontrollü, Kontrolsüz (bilgi amaçlı), Geçersiz.	Evet (verirken)
Kimde / nerede	Nüshanın sahibi: kişi, yer ya da dış kişi.	Evet (verirken)
Durum	Dağıtımda, İade edildi, İmha edildi, Kayıp.	Salt okunur
Veriliş, Kapanış	Verildiği ve akıbetinin kaydedildiği tarih.	Salt okunur
Yalnız geri çağrılacaklar	Yalnız eski revizyona ait ve hâlâ dağıtımda olan nüshaları gösterir.	Hayır

Sık hatalar ve mesajları

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“Süzgece uyan nüsha yok.”	Süzgeci gevşetin.
“İlk {0} nüsha gösteriliyor; süzgeci daraltın.”	Sonuç sınırlandı; süzgeç kullanın.
“Nüshanın sahibi (kişi ya da yer) zorunludur.”	Kimde / nerede bilgisini girin.
“Yalnız yayımlanmış ya da yürürlükteki revizyon nüshalanır/dağıtılır.”	Revizyonu önce yayımlayın.
“Bu revizyonun dağıtımda bir asıl nüshası zaten var.”	Tek asıl nüsha verilir.
“Kayıp bildiriminde açıklama zorunludur.”	Notu yazın.
“Nüsha zaten kapanmış.”	Kapanan nüshanın akıbeti değişmez.
“Geçersiz nüsha türü.” / “Geçersiz kapanış durumu.”	Listeden seçim yapın.
“Bu nüsha GÜNCEL DEĞİLDİR — kullanmayın, yürürlükteki revizyonu isteyin.”	QR doğrulama sayfasının mesajı: nüshayı kullanmayın.

İlgili sayfalar

• Dokümanlar
• Bana gelenler
• Raporlar — Kontrollü nüsha sicili raporu.
• Kontrollü Doküman