Dokümanlar

Ne işe yarar

Dokümanlar sekmesi, firmadaki kontrollü belgelerin ana listesidir. Belgeyi numarası, başlığı, türü, durumu, sahibi, gizlilik sınıfı, revizyonu, yürürlük tarihi, departmanı, etiketi ya da bağlı kaydı üzerinden arar; yeni belge açar. Belge kartında revizyon yaşam döngüsü yürütülür: dosya yükleme, gözden geçirme isteme, onay kanıtı, yayımlama, yürürlüğe alma, kontrollü nüsha verme ve dağıtım.

Kimler kullanır

Doküman hazırlayıcıları ve sahipleri, gözden geçirenler, onaylayıcılar. Yetkiler (Ayarlar › Roller): Kontrollü doküman — liste/kart (Görüntüle: arama; Ekle: yeni doküman; Düzenle: başlık, ilişki, bağ, üst veri), — revizyon/onay (Düzenle: revizyon içeriği, dosya, gözden geçirme isteme; Onayla: onay kanıtı), — yayım / yürürlüğe alma, — yürürlükten kaldırma, — nüsha (Ekle: nüsha ver; Düzenle: nüsha kapat) ve — dağıtım (Ekle: dağıt). Doküman türünde Hazırlayan onaylayabilir işaretli değilse, revizyonu hazırlayan kişi onu onaylayamaz.

Ön koşullar

• Kontrollü Doküman paketi açık; firma seçili.
• Ayarlar sekmesinde en az bir aktif doküman türü tanımlı olmalıdır; yoksa form “Önce ‘Doküman türleri’ sekmesinden en az bir aktif tür tanımlayın.” der. Tür; numara desenini, revizyon şemasını ve onay şartını belirler.
• Onay şartı ya da süreç eşlemesi olan türlerde, gözden geçirme ve onay aşamalarının yetkilileri tanımlı olmalıdır.
• Parametreler: Bu sekme Ayarlar › Parametreler’den değer okumaz. Belgeye uygulanan saklama süresi, doküman türü ve kayıt sınıfı gibi kurumsal kurallar Ayarlar sekmesinde tanımlanır.

Adım adım

1. Kontrollü Doküman ekranında Dokümanlar sekmesini açın.

   

2. Arama bölümünde Numara, Başlık, Tür, Durum, Sahibi, Gizlilik sınıfı, Revizyon, Şu tarihte yürürlükte, Departman, Etiket ya da İlgili kayıt (+ Hedef) ile filtreleyip Ara’ya basın; Temizle filtreleri sıfırlar. Çok sonuç varsa ilk sonuçlar gösterilir, aramayı daraltın.

3. Yeni belge için Yeni doküman’a basın; Tür ve Başlık (zorunlu), Sahibi ve Gizlilik sınıfı girip Oluştur’a basın. Numara türün deseninden otomatik verilir ve ilk revizyon Taslak açılır; belge kartı açılır.

4. Belge kartı sekmeleri:

   • Revizyonlar: Yeni revizyon açar. Seçili revizyonda Dosyalar bölümünden dosya yükleyin (Ana dosya yap ile ana dosyayı işaretleyin); dosya arşive yazılır ve revizyona o sürümle sabitlenir, onaydan sonra dosya değişirse onay geçersizleşir. Gözden geçirme bölümünde Sıfat, Gözden geçiren, Son tarih girip Gözden geçirme iste; Onay kanıtı bölümünde onaylayıcı Sıfat, İmzanın anlamı, Karar ve yorumla İmzala.
   • Yaşam döngüsü düğmeleri durumdan duruma ilerletir: Gözden geçirmeye gönder, Onaya gönder, Yayımla, Yürürlüğe al (Yürürlük başlangıcı tarihiyle), Yerine yenisi geldi olarak işaretle, Yürürlükten kaldır, Arşivle, Taslağa geri gönder. Yayım için onaylı bir onay kaydı gerekir; engel varsa düğme pasif kalır ve nedeni yazar.
   • Başlık, ilişki ve bağlar: belge başlığını düzenler, Doküman ilişkileri (belgeyi başka belgeyle ilişkilendirme; “buna atıf yapanlar” değiştirme riskini gösterir) ve Bağlı kayıtlar (ürün, cari, proje, departman, etiket vb.) ekler.
   • Üst veri: Ayarlar’da tanımlı üst veri alanlarını doldurur.
   • Nüsha ve dağıtım: Nüsha ver ile kontrollü nüsha verir, Dağıt ile kişilere dağıtır; alıcılar Okudum / Anladım, uygulayacağım der.
   • Etki: Etkiyi hesapla ile belgenin bağlı olduğu kayıtlara etkisini gösterir.

5. Yayımlanan revizyon değiştirilemez; yeni içerik için Yeni revizyon açın. Revizyon değişince eski kontrollü nüshalar geri çağrılacak olarak işaretlenir (Kontrollü nüshalar).

Alanlar

Alan	Anlamı	Zorunlu mu
Numara	Türün deseninden otomatik verilir; değişmez.	Otomatik
Başlık	Belgenin adı.	Evet
Tür	Numara dizisini ve onay şartını belirler.	Evet
Sahibi	Belgeden sorumlu kullanıcı.	Hayır
Gizlilik sınıfı	Bilgi etiketi; erişimi açmaz ya da kısıtlamaz, yetkiyi sayfa yetkileri belirler.	Hayır
Yürürlükteki rev., Yürürlük başlangıcı	Geçerli revizyon ve tarihi.	Salt okunur
Açık revizyon	Henüz yürürlüğe girmemiş revizyon ve durumu.	Salt okunur
Durum	Aktif, Askıda, Geri çekildi.	Salt okunur
Revizyon durumu	Taslak, Gözden geçirmede, Onayda, Yayımlandı, Yürürlükte, Yerine yenisi geldi, Yürürlükten kalktı, Arşivlendi.	Salt okunur

Sık hatalar ve mesajları

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“Doküman türü seçin.”	Tür boş.
“Başlık zorunludur.”	Başlık boş.
“Aktif firma seçili değil.”	Üst çubuktan firmayı seçin.
”‘{0}’ revizyonu yayımlanmış ve değiştirilemez; yeni içerik için yeni revizyon açın.”	Yeni revizyon açın.
“Bu belgede zaten açık bir revizyon var; önce onu yayımlayın ya da yürürlükten kaldırın.”	Tek açık revizyon olur.
“Bu durum geçişine izin verilmiyor.”	Kartta görünen izinli geçişleri kullanın.
“Yayım için onaylı bir onay kaydı gerekiyor.”	Önce İmzala ile onay kaydı girilmeli.
“Revizyonda red kararı var — yayımlanamaz.”	Reddi giderip yeniden onaylayın.
“Onaydan sonra dosyalar değişti — yeniden onay gerekiyor.”	Dosya değiştiyse onay geçersizdir; yeniden onaylayın.
“Bu revizyonu siz hazırladınız ya da içeriğini siz değiştirdiniz; kendi revizyonunuzu onaylayamazsınız.”	Başka bir onaylayıcı gerekir (türde Hazırlayan onaylayabilir işaretliyse bu engel yoktur).
“Bu doküman türünde onay aşamasının yetkilisi değilsiniz.” / “…yayım aşamasının yetkilisi değilsiniz.”	Tür → süreç eşlemesinde onaylayıcı değilsiniz.
“Bu gözden geçirme size atanmamış; kararı yalnız atanan kişi verir.”	Gözden geçirmeyi atanan kişi sonuçlandırır.
“Değişiklik isteğinde, redde ve devirde gerekçe zorunludur.”	Yorum / gerekçe yazın.
“İmzanın anlamı zorunludur (ör. ‘Kalite yönetimi adına yayıma uygundur’).”	İmzanın anlamı alanını doldurun.
“Dosya izin verilen boyutu aşıyor.”	Daha küçük dosya yükleyin.
“Belge kendisiyle ilişkilendirilemez.” / “Bu ilişki zaten var.”	İlişkiyi düzeltin.

İlgili sayfalar

• Gözden geçirmelerim
• Onaylarım
• Kontrollü nüshalar
• Değişiklik talepleri
• Ayarlar
• Dijital Arşiv