Ayarlar

Menu: Quality & Documents › Controlled Documents › SettingsPackage: Kontrollü Doküman (DMS)

This content is not available in your language yet.

Ne işe yarar

Ayarlar sekmesi kontrollü doküman modülünün kurumunuza özel kurallarını tanımlar. Hepsi veridir, kodda sabit değildir: Doküman türleri (numara deseni, revizyon şeması, onay şartı), Tür → süreç eşlemesi (kim gözden geçirir, onaylar, yayımlar), Üst veri alanları, Dağıtım kuralları, Saklama politikaları, Kayıt sınıfları ve Bilgi etiketleri.

Kimler kullanır

Doküman kontrol yöneticisi, kalite sorumlusu. Sekmeyi görmek için Kontrollü doküman — liste/kart Görüntüle, değiştirmek için Kontrollü doküman — ayarlar Düzenle yetkisi gerekir; yazma yetkisi yoksa ekran “Bu işlem için yazma yetkiniz yok.” der.

Ön koşullar

Kontrollü Doküman paketi açık; firma seçili.
Tür → süreç eşlemesi için süreç (onay akışı) tanımlarında gözden geçirme/onay/yayım aşamaları ve onaylayıcıları tanımlı olmalıdır; eşleme yetkiyi daraltır. Aşamada onaylayıcı tanımlı değilse yalnız sayfa yetkisi geçerlidir.
Dağıtım kuralı hedefi için yetki grubu, departman ve şube kayıtları tanımlı olmalıdır (Roller, İnsan Kaynakları).
Parametreler: Bu sekmedeki değerler Ayarlar › Parametreler’deki tarihli yasal satırlar değildir. Saklama süresi, süre dolunca yapılacak işlem ve hukuki dayanak kurumunuzun kararı olarak burada yazılır; sistem mevzuat kararı üretmez. Kayıt açılırken uygunluk tarihi kayıtta dondurulur (Kayıtlar ve imha).

Adım adım

Kontrollü Doküman ekranında Ayarlar sekmesini açın. Bölümler katlanabilir.
Doküman türleri: Kod, Ad (zorunlu), Numara deseni, Revizyon şeması, Saklama (ay), Sıra girin; Onay gerekli, Hazırlayan onaylayabilir, Aktif kutularını işaretleyip Tür ekle’ye (düzenlemede Güncelle’ye) basın. Desende yer tutucular: {KOD} tür kodu, {YIL} yıl, {SIRA} sıra, {SIRA:000} sıfır dolgulu sıra; {SIRA} zorunludur. Türde belge varken kod, desen ve revizyon şeması değişmez. Saklama 0 ise Süresiz yazar.
Tür → süreç eşlemesi: Tür ve İşlem tipi seçin, Gözden geçirme aşaması, Onay aşaması, Yayım aşaması atayıp Kaydet’e basın. Eşleme yetkiyi daraltır: sayfa yetkisine ek olarak kişi seçilen aşamanın onaylayıcısı olmalıdır. Eşleme yoksa onay ve yayım yalnız sayfa yetkisine bağlıdır.
Üst veri alanları: Tür (ya da tüm türler), Anahtar ve Etiket (zorunlu), Veri türü, Sıra, Zorunlu, Aktif girip Alan ekle’ye basın; seçim listesi türünde Seçenekler (satır başına bir) yazılır. Alan tanımı veridir, her kurum farklı üst veri ister. Değeri girilmiş alanın veri türü değişmez.
Dağıtım kuralları: Tür, Hedef kitle (Yetki grubu, Departman, Şube, Seçili kişiler), hedef, Kabul istenir ve Kabul süresi (gün) girip Kural ekle’ye basın. Yeni revizyon yayımlanınca kural kapsamındaki kişilere otomatik gider. Serbest metin rol hedefi kişiye açılamaz.
Saklama politikaları: Ad, Saklama (ay), Süre dolunca (işlem) ve Hukuki dayanak yazıp Politika ekle’ye basın. Hukuki dayanağı ve süreyi siz yazarsınız. Otomatik imha varsayılan değildir ve hukuki dayanak ister.
Kayıt sınıfları: Kod, Ad (zorunlu), Üst sınıf, Saklama politikası, Sıra, Hukuki dayanak girip Sınıf ekle’ye basın. Saklama politikası kayda değil sınıfa bağlanır; mevzuat değişince tek sınıfı güncellemek yeter.
Bilgi etiketleri: Kod, Ad, Düzey, Renk girip Etiket ekle’ye basın ya da Varsayılan etiketleri yükle deyin. Etiket yalnız bilgidir: belgeye erişimi açmaz ya da kısıtlamaz; belgeyi kimin göreceğini sayfa yetkileri belirler.

Alanlar

Alan	Anlamı	Zorunlu mu
Kod, Ad	Kaydın kimliği (tür kodu yalnız harf, rakam, - ve _).	Evet
Numara deseni	Belge numarasının biçimi; `{SIRA}` içermelidir.	Evet
Revizyon şeması	Revizyon etiketlerinin dizisi.	Tür için
Onay gerekli	Türün belgeleri yayım için onay ister.	Hayır
Hazırlayan onaylayabilir	İşaretliyse revizyonu hazırlayan onay da verebilir.	Hayır
Saklama (ay)	Saklama süresi; 0 = süresiz.	Hayır
Hedef kitle	Dağıtım kuralının kapsamı.	Evet
Kabul istenir, Kabul süresi (gün)	Alıcıdan kabul beklenip beklenmediği ve süresi.	Hayır
Süre dolunca	Saklama süresi bitince yapılacak işlem.	Evet
Hukuki dayanak	Süre/imha kararının yasal dayanağı.	Otomatik imhada evet
Aktif	Pasif kayıt yeni işlemde seçilemez.	Hayır

Sık hatalar ve mesajları

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“Tür kodu 1-16 karakter olmalı; yalnız harf, rakam, - ve _.”	Kodu düzeltin.
“Tür adı zorunludur.” / “Ad zorunludur.”	Adı girin.
”‘{0}’ kodu zaten kullanılıyor.”	Başka kod seçin.
“Numara deseni {SIRA} içermeli; yoksa bütün belgeler aynı numarayı alır.”	Desene `{SIRA}` ekleyin.
“Türde belge var: kod, numara deseni ve revizyon şeması değiştirilemez.”	Yalnız adı ve diğer alanları değiştirin.
“Saklama süresi negatif olamaz.”	Süreyi düzeltin.
“Süresiz saklamada (0 ay) otomatik imha seçilemez.”	Süre girin ya da işlemi değiştirin.
“Otomatik imha seçildiyse hukuki dayanak zorunludur.”	Hukuki dayanak yazın.
“Üst sınıf seçimi döngü oluşturuyor.”	Üst sınıfı değiştirin.
“Anahtar 1-64 karakter; harf, rakam, _ - . olmalı.”	Anahtarı düzeltin.
”‘{0}’ anahtarı bu kapsamda zaten var.”	Başka anahtar seçin.
“Seçim listesi için en az bir seçenek girin.”	Seçenek yazın.
“Değeri girilmiş alanın veri türü değiştirilemez.”	Yeni alan açın.
“Serbest metin rol hedefi kişiye açılamaz; yetki grubu, departman, şube ya da seçili kişiler kullanın.”	Hedef kitleyi değiştirin.
“Doküman türü ve işlem tipi seçilmeli.” / “En az bir aşama seçilmeli.”	Eşleme formunu tamamlayın.
“Etiket kodu 1-24 karakter olmalı; harf, rakam, tire ve alt çizgi kullanılabilir.” / “Bu etiket belgelerde kullanılıyor; kodu değiştirilemez.”	Etiket kodunu düzeltin.
“Bu işlem için yazma yetkiniz yok.”	Kontrollü doküman — ayarlar Düzenle yetkisi isteyin.