Rezervasyondan check-out'a

Bu rehber, Otel paketinde bir konaklamanın baştan sona nasıl ilerlediğini anlatır: oda tipi ve fiyat tanımlanır, rezervasyon açılır, takvimden doluluk izlenir, misafir geldiğinde check-in yapılıp folyo (misafir hesabı) açılır, konaklama boyunca ekstra harcama ve tahsilat folyoya yazılır, çıkışta check-out ile satış faturası kesilir ve oda temizliğe düşer. Rehber ürünün bugün gerçekte yaptığını anlatır; yapmadıkları ilgili adımda ayrıca belirtilmiştir.

Başlamadan önce

• Otel paketi firmada açık, üst çubukta firma seçili olmalıdır.
• Parametreler: Ayarlar › Parametreler › KDV oranları içinde şubenin ülkesi için geçerli tarihli satır olmalıdır. Oda tipinin KDV bandı yalnız şubenin ülkesinde tanımlı bantlardan seçilebilir; bant ya da satır yoksa işlem durur. Yabancı dövizli rezervasyonda rezervasyon girişi için kur, check-out faturası için fatura tarihinin resmî kuru gerekir (Döviz Kurları); kur yoksa rezervasyon oluşmaz ya da check-out durur. Folyoya yazılan satır, kullanılan fiyat ve KDV bandını kayıt anında saklar; sonradan değişen oda tipi fiyatı mevcut folyoyu değiştirmez.
• Odalar: Otel ekranlarında oda ekleme, düzenleme veya silme düğmesi yoktur; odalar şubeye önceden yüklenmiş olmalıdır. Odalar & Housekeeping ekranı mevcut odaları listeler ve temizlik durumunu değiştirir.
• Yetkiler: Roller ekranında Otel Yönetimi sayfası: Görme ekranları açar, Ekleme oda tipi, rate planı, misafir ve Yeni Rezervasyon düğmesini, Düzenleme check-in, iptal, folyo satırı, check-out ve temizlik düğmelerini açar.
• Otel ekranlarında şube seçici yoktur; ekran, yetkili olduğunuz şubelerden adı alfabetik olarak ilk olanı kullanır ve şube adı sayfa üstündeki bantta yazılır.

Akışa genel bakış

1. Oda tipi ve rate tanımlayın — Oda Tipleri & Rate
2. Misafiri kaydedin ve rezervasyon açın — Misafirler, Rezervasyonlar
3. Takvimden dolulukları izleyin — Takvim (Tape Chart)
4. Check-in yapın — Otel — Ön Büro, Rezervasyonlar
5. Folyoya harcama ve tahsilat işleyin — Rezervasyonlar › Folyo
6. Housekeeping durumunu yönetin — Odalar & Housekeeping
7. Check-out yapın ve faturalayın — Rezervasyonlar, Otel — Ön Büro

1. Oda tipi ve rate tanımlayın

Oda Tipleri & Rate ekranında üç kart vardır:

1. Oda Tipleri: Kod, Ad, Temel Ücret (KDV hariç) ve KDV bandını girip artı düğmesine basın. KDV bandı seçilmeden oda tipi eklenemez.
2. Rate Planları: plan Adını yazın, Tip listesinden oda tipini seçin, Varsayılan Ücret (KDV hariç) girip artı düğmesine basın. Plan her zaman Oda + Kahvaltı (BB) pansiyonu ve TL para birimiyle açılır; bu ekrandan değiştirilemez. Rate planı eklemek için önce en az bir oda tipi gerekir.
3. Rate Takvimi (Toplu): Rate Planı, Başlangıç, Bitiş ve Fiyat girip Uygula’ya basın. Seçilen tüm günlere (başlangıç ve bitiş dahil) fiyat yazılır; o günde fiyat varsa güncellenir. Bu kart yalnız fiyat yazar; “kapalı” ya da “en az konaklama” girilemez, her gün 1 gece ve satışa açık olarak kaydedilir.

Gecelik fiyat şu sırayla bulunur: planın o güne ait takvim fiyatı; yoksa planın Varsayılan Ücreti; o da sıfırsa oda tipinin Temel Ücreti. Plan seçilmezse oda tipinin temel ücreti kullanılır. Tutarlar KDV hariç girilir; oda tipleri tablosunda KDV %, KDV Tutarı ve KDV Dahil sütunları misafire söylenecek fiyatı gösterir. Oda tipi ve rate planı eklendikten sonra bu ekrandan düzenlenemez, pasife alınamaz.

Sonraki adıma taşınan: oda tipi (KDV bandıyla) ve gecelik fiyat kaynağı.

2. Misafiri kaydedin ve rezervasyon açın

Önce Misafirler ekranında Yeni Misafir ile kart açın: Ad Soyad, Kimlik Tipi (KKTC Kimlik, TC Kimlik veya Pasaport), Kimlik No, Uyruk, Telefon, E-posta; Ekle’ye basın. KKTC ve TC kimlikte numara 11 haneli olmalıdır. Misafir kartından cariye bağlantı kurulamaz.

Sonra Rezervasyonlar ekranında Yeni Rezervasyon’a basın; misafir, oda tipi, rate planı, giriş ve çıkış tarihi, Yetişkin / Çocuk, Pansiyon, Döviz ve Kanal seçilir. Müsaitlik Sorgula seçilen oda tipi ve tarihler için “N müsait oda” gösterir; müsait oda yoksa rezervasyon oluşmaz. Alttaki Yeni Rezervasyon düğmesi “Rezervasyon oluşturuldu.” mesajıyla kaydeder. Rezervasyon Onaylı açılır; rezervasyon tutarı her gecenin fiyatının toplamıdır. Oda bu aşamada atanmaz, check-in’de atanır.

Bu ekranda mevcut rezervasyonu düzenleme (tarih ya da oda tipi değiştirme) düğmesi yoktur; değişiklik gerekiyorsa onaylı rezervasyonu iptal edip yeniden oluşturun. Satırda Gelmedi (No-show) ve çarpı (iptal) düğmeleri yalnız Onaylı rezervasyon için çıkar.

Sonraki adıma taşınan: Onaylı rezervasyon (odasız).

3. Takvimden dolulukları izleyin

Takvim (Tape Chart) satırlarda odaları, sütunlarda günleri gösterir. Başlangıç ile ilk günü, Gün listesiyle 7, 14 veya 30 günlük görünümü seçin. Dolu hücrenin üzerine gelince rezervasyon numarası, boş hücrede Boş yazısı çıkar. Ekran yalnız izleme içindir; buradan rezervasyon açılmaz ya da taşınmaz.

Takvimde yalnız odası atanmış rezervasyonlar görünür. Oda check-in sırasında atandığı için henüz check-in yapılmamış Onaylı rezervasyonlar çizelgede yer almaz; onların varışları Otel — Ön Büro ekranındaki Bekleyen Varışlar (check-in) kartındadır.

4. Check-in yapın

Misafir geldiğinde Otel — Ön Büro ekranındaki Bekleyen Varışlar (check-in) kartında ya da Rezervasyonlar listesinde satırın Check-in düğmesine basın: “Check-in yapıldı.” Sistem oda tipine uygun, aktif ve servis dışı olmayan ilk boş odayı atar, rezervasyonu Giriş Yaptı durumuna alır ve Folyo açar. Ön Büro ekranının üst kartları Doluluk, Bugün Varış, Bugün Ayrılış ve In-House sayılarını verir.

Folyoya hangi geceler yazılır: Check-in anında folyoya yalnızca ilk gecenin konaklama satırı (“Konaklama {giriş tarihi}”) yazılır. Sonraki geceleri folyoya işleyen bir düğme ya da otomatik gece işlemi otel ekranlarında yoktur. Fatura, check-out anında folyoda bulunan satırların toplamıdır ve rezervasyon toplamıyla otomatik eşitlenmez.

Sonraki adıma taşınan: açık folyo (ilk gece satırıyla) ve atanmış oda.

5. Folyoya harcama ve tahsilat işleyin

Konaklayan rezervasyonda Folyo düğmesine basın. Folyo kartında satırlar KDV hariç tutar, oran, KDV ve KDV dahil olarak listelenir; sağ üstte Bakiye (KDV dahil) görünür. Altta:

• Ekstra Ekle: Açıklama, Tutar (KDV hariç) ve KDV % bandını girin; satır faturaya girer.
• Tahsilat Ekle: aynı alanlarla ödeme kaydı eklenir; bant gerekmez, tahsilat faturaya girmez ve bakiyeyi düşürür.

Çok geceli konaklamada kalan geceleri Ekstra Ekle ile açıklamalı satır olarak girmeniz gerekir; check-out öncesinde Bakiye (KDV dahil) tutarını rezervasyon toplamıyla karşılaştırın. Restoran adisyonunu odaya yazan bir düğme bu sürümde ne otel ne restoran ekranlarında vardır; restoran harcamasını folyoya yine Ekstra Ekle ile işlersiniz. Kapalı folyoya satır eklenemez.

Sonraki adıma taşınan: folyonun satırları ve tahsilatları.

6. Housekeeping durumunu yönetin

Odalar & Housekeeping ekranında Housekeeping Panosu her odayı kart olarak gösterir; düzenleme yetkiniz varsa kartın altındaki düğmelerle odayı Temiz, Kirli, Kontrol Edildi veya Servis Dışı işaretlersiniz (“Kaydedildi.”). Alttaki Odalar & Housekeeping tablosunda Oda No, Kat, Tip ve Temizlik Durumu ile pasif odalar dahil tüm odalar listelenir.

Check-out yapıldığında oda otomatik Kirli olur (oda Servis Dışı ise durumu değişmez) ve sistem çıkış temizliği görevi açar; ancak ekranda görev listesi yoktur, yalnız odanın Temizlik Durumu değişir. Odayı yeniden satışa hazırlamak için temizlikten sonra durumu Temiz ya da Kontrol Edildi yapın. Servis Dışı odalar otomatik oda atamasına girmez; oda tipinin müsaitlik sayısı ise servis dışı odaları düşmez, bu yüzden Müsaitlik Sorgula müsait gösterirken check-in “No assignable room available for these dates.” hatasıyla durabilir.

7. Check-out yapın ve faturalayın

Folyo kartında Check-out’a basıp onaylayın (ya da Otel — Ön Büro ekranında Ayrılışlar (check-out) kartından). “Check-out yapıldı, fatura kesildi.” mesajı çıkar. Bu adımda:

1. Folyonun tahsilat dışındaki satırları tek bir satış faturasında toplanır; fatura tek adımda onaylı olarak kesilir ve cari hesaba ile muhasebeye işlenir.
2. Fatura, misafirin cari kartına yazılır; kartta cari yoksa otel ayarındaki varsayılan cariye, o da yoksa sistemin açtığı “Otel Misafir (Walk-in)” carisine.
3. Folyo Kapalı olur ve değiştirilemez; rezervasyon Çıkış Yaptı olur; oda Kirli olur.

Aynı folyo ikinci kez faturalanmaz; faturalanacak satır yoksa check-out yapılamaz. Çıkış faturası iptal edilirse folyoda “Bu folyonun çıkış faturası iptal edilmiş. Tutarlar iptal edilen faturanın kayıtlı değerleridir.” uyarısı görünür.

Sık takılınan noktalar

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“KDV bandını seçin. Onaylı faaliyet tanımı varsa önceden seçili gelir (Muhasebe › KDV / Stopaj).”	Oda tipi ya da ekstra satır için KDV bandı seçin.
“Seçilen KDV bandı bu firmanın/şubenin ülkesinde tanımlı değil. Ülkede tanımlı bir bant seçin.”	Ülkede tanımlı bir bant seçin; gerekirse KDV oranları ekranına satır ekletin.
”— (oran tanımsız)” (oda tipi satırında)	Bandın o ülkede geçerli oranı yok; KDV hesaplanamaz. KDV oranları satırını kontrol edin.
“No availability for the selected room type and date range.” (İngilizce görünür)	Seçilen tarih ve oda tipinde müsait oda yok; başka tarih ya da oda tipi seçin.
“Rate plan does not belong to the selected room type.” (İngilizce görünür)	Rate planını oda tipine uygun seçin.
“Check-out must be after check-in.” (İngilizce görünür)	Çıkış tarihi girişten sonra olmalı.
“No exchange rate for … on …; a foreign-currency reservation/folio cannot be priced without a rate.” (İngilizce görünür)	Yabancı dövizli rezervasyon için kur yok; Döviz Kurları ekranından girin.
“No assignable room available for these dates.” (İngilizce görünür)	Check-in için atanabilir boş oda yok; oda durumlarını (Servis Dışı) ve rezervasyon tarihlerini kontrol edin.
“Only a confirmed reservation can be checked in.” (İngilizce görünür)	Check-in yalnız Onaylı rezervasyona yapılır.
“Only a confirmed reservation can be cancelled/marked no-show.” (İngilizce görünür)	İptal ve Gelmedi (No-show) yalnız onaylı rezervasyonda yapılır.
“A closed folio is immutable; no lines can be added (append-only).” (İngilizce görünür)	Kapalı folyoya satır eklenemez.
“Folio has no billable lines.” / “Folio is already invoiced (idempotent — no second invoice).” (İngilizce görünür)	Faturalanacak satır yok / folyo zaten faturalı.
“{0} için vergiyi doğuran olay tarihini ({1}) kapsayan resmî kur bulunamadı. Taslak kaydedildi; resmî kur içe aktarılmadan ya da yetkili kullanıcı gerekçeli elle kur girmeden onaylanamaz.”	Yabancı dövizli folyoda fatura tarihi için resmî kur yok; kuru girip yeniden deneyin.
“Bu işlem için yazma yetkiniz yok.”	Otel Yönetimi sayfasında ilgili yetkiyi (Ekleme veya Düzenleme) isteyin.

İlgili sayfalar

• Otel / PMS
• Oda Tipleri & Rate
• Misafirler
• Rezervasyonlar
• Takvim (Tape Chart)
• Odalar & Housekeeping
• KDV oranları
• Döviz Kurları