Masraf

Menu: HR & Payroll › HR / Payroll › ExpensesPackage: İK ve Bordro

This content is not available in your language yet.

Ne işe yarar

Masraf sekmesinde personelin yol, yemek, konaklama gibi masraflarını bildirir, onaylar ve ödersiniz. Onaylanan masraf iki yoldan biriyle ödenir: seçtiğiniz kasa ya da bankadan (gerçek para çıkışı ve muhasebe kaydıyla) veya bir sonraki bordroya eklenerek. İki yol birbirini dışlar.

Kimler kullanır

İK sorumlusu, onaylayan yönetici ve ödemeyi yapan finans çalışanı. Roller ekranında İnsan Kaynakları sayfası için en az Görüntüle yetkisi gerekir; onay ve ret için Onayla yetkisi gerekir. Ödeme, bordroya ekleme ve masraf türü eşlemesi yalnız yönetici (admin) yetkisiyle yapılır.

Ön koşullar

“İK ve Bordro” paketinin açık olması; firma / şube seçili olması.
Kasadan ödeme için bir kasa ya da banka hesabının tanımlı olması (Kasa / Banka).
Kasadan ödeme için ilgili masraf türünün gider hesabıyla eşlenmiş olması (Masraf Türü → GL Hesap Eşlemesi bölümü). Eşleme yoksa ödeme reddedilir.
Parametreler: bu sekme tarihli oran ya da yasal değer kullanmaz.

Adım adım

İK / Bordro ekranında Masraf sekmesini açın.
Masraf Bildir bölümünde Personel, Kategori (örneğin Yol / Yemek / Konaklama), Tutar ve Tarih alanlarını doldurup Bildir düğmesine basın. “Masraf bildirildi.” mesajı görünür.
Tabloda bekleyen masrafın satırındaki onay ya da ret düğmesine basın ve soruyu onaylayın (“Masraf talebi ONAYLANSIN mı?”). Karar sonrası “Masraf onaylandı.” ya da “Masraf reddedildi.” görünür.
Onaylı masrafı kasadan ödemek için Kasa/Banka listesinden hesabı seçin, satırdaki Öde düğmesine basın. “Masraf kasadan ödendi (kasa + dengeli GL).” mesajı görünür ve satırda Ödendi rozeti çıkar.
Masrafı bordroyla ödemek için satırda Bordroya ekle düğmesine basın; masraf Bordro sırasında rozetini alır ve sonraki bordroda ödenir. Vazgeçerseniz Bordrodan çıkar ile kasadan ödeme yoluna dönersiniz. Bordroya eklenip ödenen masrafta Bordrodan ödendi rozeti görünür ve bu yol geri alınamaz.
Masraf Türü → GL Hesap Eşlemesi bölümünde Kategori yazın, GL Gider Hesabı seçin ve ＋ düğmesine basın. Onaylı masraf ödenirken borçlandırılacak gider hesabı budur.

Alanlar

Alan	Anlamı	Zorunlu mu
Personel	Masrafı yapan personel.	Evet
Kategori	Masraf türü.	Evet
Tutar	Masraf tutarı; sıfırdan büyük olmalı.	Evet
Tarih	Masrafın tarihi.	Evet
Kasa/Banka	Ödemenin yapılacağı hesap.	Evet (kasadan ödemede)
GL Gider Hesabı	Kategoriye karşılık gelen gider hesabı.	Evet (eşlemede)

Sık hatalar ve mesajları

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“Önce personel/tür seçin.”	Masraf bildirmeden önce personeli seçin.
“Ödeme için bir kasa/banka hesabı seçin (masraf-türü GL eşlemesi zorunlu).”	Öde için Kasa/Banka listesinden hesap seçin.
“Bu işlem için yazma yetkiniz yok.”	Ödeme ve yol değişikliği yönetici yetkisi ister.
“Onay yetkiniz yok.”	Karar için Onayla yetkisi gerekir.
“No GL account mapping configured for expense category ’…’; configure the category→GL mapping before paying.”	Kategorinin gider hesabı eşlenmemiş (ekranda İngilizce görünür). Eşleme bölümünden ekleyin.
“Only an approved expense claim can be paid …”	Yalnız onaylı masraf ödenir (ekranda İngilizce görünür).
“Expense claim is already paid …” / “… already reimbursed through payroll …”	Masraf zaten kasadan ya da bordrodan ödenmiş; ikinci kez ödenemez (ekranda İngilizce görünür).